Client-Vendor OKR Charter

Client-Vendor OKR Charter dùng để làm gì?

Vendor ship đúng hợp đồng mà kết quả kinh doanh không đổi là tình huống kinh điển của outsourcing. Không ai sai: vendor làm đúng scope, client hỏi đúng thứ họ nghĩ mình cần.

Charter này là chỗ hai bên ký vào cùng một outcome, rồi chia rõ phần nào ai kiểm soát. Nó không thay hợp đồng — nó là thứ hợp đồng không nói được.

Dành cho: Client Product Owner · Vendor PM · Delivery Manager · Business Sponsor · QA/UAT Lead

Dùng khi: Trước khi kick-off; đầu mỗi phase mới; hoặc bất cứ lúc nào vendor giao đúng mà kết quả không đổi.

Khác gì với hợp đồng và với SOW?

Hợp đồng bảo vệ bạn khi mọi thứ hỏng. Charter là thứ khiến chúng ít hỏng hơn.

Bản trắng — copy và dán vào tài liệu của bạn

Bản trắng. Chọn cả khối, dán vào tài liệu của bạn rồi điền — không cần công cụ gì thêm.

CLIENT–VENDOR OKR CHARTER
Dự án:              ………………………………………………
Giai đoạn:          ……………………  Ngày lập: ……………  Xem lại: ……………

1. OUTCOME CỦA CLIENT  (viết bằng ngôn ngữ nghiệp vụ, không phải tính năng)
   Hiện trạng:      ………………………………………………
   Muốn đạt:        ………………………………………………
   Đo bằng:         ………………………  Từ ……… → ………  trước ngày ………

2. VENDOR GIAO GÌ  (thứ vendor kiểm soát được 100%)
   □ ……………………………………  xong trước ………
   □ ……………………………………  xong trước ………

3. KR DÙNG CHUNG  (cả hai bên cùng nhìn một bảng)
   KR1: ………………………………  hiện ………  mục tiêu ………
   KR2: ………………………………  hiện ………  mục tiêu ………

4. TIÊU CHÍ NGHIỆM THU  (phải kiểm được, không phải "chạy tốt")
   Chức năng:       ………………………………………………
   Phi chức năng:   ……………… (tốc độ, tải, bảo mật)
   Bằng chứng UAT:  ………………………………………………

5. PHỤ THUỘC  (ai nợ ai cái gì, trước ngày nào)
   Client nợ vendor:  ………………  người chịu ………  hạn ………
   Vendor nợ client:  ………………  người chịu ………  hạn ………

6. SLA RA QUYẾT ĐỊNH
   Client trả lời trong ……… ngày làm việc
   Vendor trả lời trong ……… ngày làm việc
   Quá hạn thì:      ………………………………………………

7. ĐƯỜNG LEO THANG
   Mức 1 ………………  Mức 2 ………………  Mức 3 ………………

Ký: Client …………………………  Vendor …………………………

Từng ô điền gì, và vì sao ô đó tồn tại

Cách lập charter trong một buổi 90 phút

• 0–20 phút — chốt outcome TRƯỚC khi chốt scope. Hỏi client: nếu dự án này thành công, con số nào trong báo cáo của anh/chị sẽ đổi? Nếu không ai trả lời được, dừng lại — chưa đủ để bắt đầu.
• 20–40 phút — chia quyền kiểm soát. Với mỗi chỉ số, hỏi “vendor có tự làm nó đổi được không?”. Không thì tách thành chỉ số đại diện mà họ điều khiển được. Đây là bước hay bị bỏ và là nguyên nhân số một khiến charter thành vô nghĩa.
• 40–60 phút — viết tiêu chí nghiệm thu bằng ví dụ. Không viết “hệ thống phân loại chính xác”; viết “100 hồ sơ mẫu này cho ra đúng kết quả đã duyệt”.
• 60–80 phút — lập sổ phụ thuộc hai chiều. Phần client nợ vendor thường dài hơn và luôn bị bỏ sót.
• 80–90 phút — chốt SLA và hệ quả. Câu quan trọng nhất cả buổi: quá hạn thì mốc giao hàng dời tương ứng, tự động. Viết ra thì không phải tranh luận sau.
• Hằng tháng — xem lại ở steering. Charter không được xem lại sẽ thành tài liệu chết trong vòng một quý.

Ví dụ đã điền đầy đủ

Cùng bản trắng ở trên, điền đầy đủ cho một dự án thật — hệ thống tiếp nhận hồ sơ bồi thường của một công ty bảo hiểm.

CLIENT–VENDOR OKR CHARTER
Dự án:              Claims intake MVP — Công ty bảo hiểm X
Giai đoạn:          Phase 1  Ngày lập: 01/10/2026  Xem lại: hằng tháng

1. OUTCOME CỦA CLIENT
   Hiện trạng:      Mỗi hồ sơ bồi thường phải có người đọc và phân loại tay.
                    Trung bình 11 phút/hồ sơ, 400 hồ sơ/ngày.
   Muốn đạt:        Phần lớn hồ sơ tự qua vòng kiểm tra đầu, người chỉ xử lý ngoại lệ.
   Đo bằng:         Tỷ lệ hồ sơ qua vòng 1 tự động
                    Từ 0% → 80%  trước ngày 31/03/2027

2. VENDOR GIAO GÌ
   ☑ API nhận hồ sơ + bộ luật kiểm tra v1      xong trước 15/12/2026
   ☑ Màn hình xử lý ngoại lệ cho nhân viên     xong trước 31/01/2027
   ☑ Tài liệu vận hành + bàn giao mã nguồn     xong trước 28/02/2027

3. KR DÙNG CHUNG
   KR1: Tỷ lệ qua vòng 1 tự động        hiện 0%    mục tiêu 80%
   KR2: Tỷ lệ story được UAT chấp nhận  hiện —     mục tiêu >90%
   KR3: Thời gian client ra quyết định  hiện 6 ngày mục tiêu <2 ngày làm việc

4. TIÊU CHÍ NGHIỆM THU
   Chức năng:       100 hồ sơ mẫu thật chạy đúng kết quả phân loại đã duyệt
   Phi chức năng:   Xử lý 1 hồ sơ < 3 giây; chịu được 500 hồ sơ/giờ;
                    không ghi số CMND ra log
   Bằng chứng UAT:  5 nhân viên nghiệp vụ chạy hết 12 kịch bản, ký biên bản

5. PHỤ THUỘC
   Client nợ vendor:  Bộ luật nghiệp vụ đã duyệt   chị Hà (Nghiệp vụ)  10/11/2026
   Client nợ vendor:  Dữ liệu mẫu đã ẩn danh       anh Nam (IT)        20/11/2026
   Vendor nợ client:  Môi trường staging           anh Sơn (Vendor PM) 01/12/2026

6. SLA RA QUYẾT ĐỊNH
   Client trả lời trong 2 ngày làm việc
   Vendor trả lời trong 1 ngày làm việc
   Quá hạn thì:      Ghi vào sổ phụ thuộc, nêu ở steering tháng,
                     và mốc giao hàng được dời tương ứng — tự động, không tranh luận.

7. ĐƯỜNG LEO THANG
   Mức 1 PO ↔ Vendor PM (trong 2 ngày)
   Mức 2 Delivery Manager ↔ Business Sponsor (trong 5 ngày)
   Mức 3 Ban điều hành (hợp đồng)

Ký: Client  Trần Thị Hà      Vendor  Nguyễn Văn Sơn

Chú ý ô SLA: hệ quả được viết ra là “mốc giao hàng dời tương ứng, tự động, không tranh luận”. Đó là câu làm charter có răng — không có nó, phần còn lại chỉ là thiện chí.

Hiccups thường gặp và cách xử lý

Vì sao vai trò của bạn cần cái này

Definition of done

• Hai bên ký vào CÙNG một outcome, có con số hiện tại và mục tiêu.
• Mỗi KR dùng chung đều là thứ vendor tác động được — trực tiếp hoặc qua chỉ số đại diện.
• Tiêu chí nghiệm thu kiểm được bằng dữ liệu mẫu cụ thể.
• SLA ra quyết định có hệ quả tự động khi quá hạn.
• Charter được mở ra trong steering hằng tháng, không nằm trong thư mục.