Dẫn dắt đội từ xa

Điều thật sự mất đi khi đội không ngồi chung

Khi chuyển sang làm từ xa, thứ mất đi không phải là các cuộc họp — chúng chuyển lên video dễ dàng. Thứ mất đi là mọi thứ chưa bao giờ được lên lịch.

• Thông tin ngoài lề: nghe lỏm hai người bàn về một vấn đề và nhận ra nó liên quan tới mình. Đây là kênh truyền thông tin lớn nhất trong một văn phòng và nó hoàn toàn không tồn tại từ xa.
• Câu hỏi nhỏ: quay sang hỏi người bên cạnh mất ba giây. Nhắn tin hỏi mất ba giây cộng với nỗi ngần ngại "có làm phiền không". Nỗi ngần ngại đó khiến rất nhiều câu hỏi không bao giờ được hỏi.
• Tín hiệu không lời: nhìn thấy ai đó đang bế tắc hoặc đang căng thẳng. Từ xa, một người có thể kẹt ba ngày mà không ai biết.
• Cảm giác thuộc về: xây dựng qua những tương tác nhỏ không có mục đích cụ thể.

Nguyên tắc nền: đội từ xa không cần nhiều giao tiếp hơn — nó cần giao tiếp có chủ ý hơn. Những thứ trước đây xảy ra ngẫu nhiên giờ phải được thiết kế, nếu không chúng đơn giản là không xảy ra.

Viết ra là mặc định — và điều đó đổi nhiều thứ

Đây là thay đổi quan trọng nhất và cũng khó nhất, vì nó tốn công hơn trong ngắn hạn.

Lý do sâu hơn khiến việc viết quan trọng với đội lệch múi giờ: nó là thứ duy nhất cho phép làm việc không đồng thời. Nếu mọi thứ phải trao đổi trực tiếp, người ở múi giờ lệch sẽ luôn là người bị thiệt — hoặc phải làm việc vào giờ bất thường, hoặc bị loại khỏi các quyết định.

Cái giá phải chấp nhận: viết chậm hơn nói. Đội sẽ cảm thấy nặng nề trong vài tuần đầu. Điều cần nói rõ với đội: chi phí này được trả lại nhiều lần qua việc không phải giải thích lại, và qua việc người mới không tốn hàng tuần của người cũ.

Bốn việc thay thế những gì đã mất

Dòng đầu tiên là dòng có tác động lớn nhất và khó thực hiện nhất. Người ta nhắn riêng vì nó lịch sự hơn và ít rủi ro hơn. Cách duy nhất đổi được là người dẫn dắt liên tục chuyển câu hỏi riêng ra kênh chung: "Câu này hay, anh trả lời ở kênh chung nhé để mọi người cùng thấy."

Múi giờ — quy tắc thực tế

Với độ lệch trên 6 giờ, ba quy tắc không thể bỏ:

• Luân phiên giờ bất tiện. Nếu luôn là một nhóm phải họp lúc 22 giờ, nhóm đó sẽ nghỉ việc. Luân phiên là vấn đề công bằng, không phải tiện lợi.
• Mỗi quyết định phải có thời hạn cho ý kiến. "Nếu không ai phản đối trước thứ Năm, chúng ta làm theo phương án A." Không có nó, mọi quyết định mất một ngày chỉ vì chờ người khác thức dậy.
• Không ai được là nút thắt duy nhất. Mỗi vùng cần ít nhất một người quyết được những việc thường ngày.

Tình huống thực tế — đội 9 người, ba múi giờ

Bối cảnh: 4 người ở Việt Nam, 3 ở Ba Lan, 2 ở Mỹ. Lệch tối đa 12 giờ. Sáu tháng đầu rất tệ: mọi quyết định mất 2–3 ngày, người ở Mỹ liên tục cảm thấy việc đã được quyết xong trước khi họ thức dậy, và hai người xin nghỉ.

Chẩn đoán: đội đang cố vận hành như một đội ngồi chung, chỉ là qua màn hình. Mọi việc vẫn chờ một cuộc gọi. Với 12 giờ lệch, cách đó không thể hoạt động.

Năm thay đổi đã áp dụng:

• Mọi đề xuất quyết định viết thành một ghi chú ngắn, có thời hạn phản đối 24 giờ. Không ai phản đối trong 24 giờ thì tiến hành. Riêng thay đổi này cắt thời gian ra quyết định từ 2–3 ngày xuống dưới một ngày.
• Buổi đồng bộ hằng ngày chuyển hẳn sang dạng viết, mỗi người đăng vào đầu ngày làm việc của mình. Người đọc vào đầu ngày của họ.
• Một buổi trực tiếp mỗi tuần, luân phiên giờ theo tháng. Tháng này bất tiện cho Mỹ, tháng sau bất tiện cho Việt Nam. Công khai lịch luân phiên cả năm.
• Mỗi vùng có một người quyết được việc thường ngày, không phải chờ trưởng nhóm ở múi giờ khác.
• Một tài liệu bối cảnh sống — vì sao mọi thứ đang như hiện tại, những gì đã thử và thất bại. Trước đây toàn bộ nằm trong đầu ba người đầu tiên.

Sau ba tháng: thời gian ra quyết định giảm còn dưới một ngày; số buổi họp giảm khoảng một nửa; và điều quan trọng nhất — người ở Mỹ ngừng cảm thấy mình là phần phụ của đội.

Điều khó nhất không phải thay đổi công cụ. Nó là thuyết phục đội rằng chậm lại để viết ra sẽ khiến mọi thứ nhanh lên — một điều chỉ tin được sau khi đã trải qua, nên người dẫn dắt phải bảo vệ nó qua vài tuần đầu khi cả đội còn thấy nặng nề.

Hiccups thường gặp và cách xử lý

Vì sao vai trò của bạn cần cái này

Definition of done

• Quyết định được ghi vào một chỗ cố định mà ai cũng truy cập được.
• Câu hỏi công việc mặc định hỏi ở kênh chung, không nhắn riêng.
• Có giờ mở cửa cố định thay cho việc quay sang hỏi người bên cạnh.
• Mỗi buổi gặp riêng đều hỏi thẳng về cản trở.
• Giờ họp bất tiện được luân phiên giữa các vùng.
• Mỗi quyết định không đồng thời đều có thời hạn cho ý kiến phản đối.
• Có thời gian không nghị trình được đặt lịch, không trông chờ nó tự xảy ra.