Xây dựng văn hoá đội

Văn hoá là thứ thật sự xảy ra, không phải thứ dán trên tường

Văn hoá không phải bộ giá trị in ra treo ở sảnh. Văn hoá là hành vi nào được thưởng, hành vi nào bị phạt, và hành vi nào được bỏ qua — quan sát qua việc thật, không qua lời nói.

Một công ty ghi "chúng tôi coi trọng sự cân bằng" mà thăng chức cho người trả lời tin nhắn lúc 11 giờ đêm đã dạy cho tất cả một bài học rất rõ ràng. Bài học đó là văn hoá thật; dòng chữ trên tường chỉ là tiếng ồn.

Hệ quả cho người dẫn dắt: bạn không thay đổi văn hoá bằng cách tuyên bố giá trị mới. Bạn thay đổi nó bằng cách đổi thứ được thưởng — và bằng cách để mọi người thấy bạn tự áp dụng nó lên chính mình trước.

An toàn tâm lý — nền móng, và cách đo nó

Yếu tố dự báo hiệu quả của đội tốt hơn mọi yếu tố khác không phải là trình độ thành viên. Đó là an toàn tâm lý: mọi người tin rằng nói ra điều khó mà không bị trừng phạt.

Nó không có nghĩa là dễ dãi hay tránh xung đột. Nó có nghĩa là bất đồng về công việc không bị coi là tấn công cá nhân.

Cách đo đơn giản và đáng tin: trong ba buổi họp gần nhất, có ai nói "tôi sai" hoặc "tôi không biết" không? Nếu không có lần nào trong nhiều tháng, đội bạn đang thiếu an toàn — không phải đội bạn toàn người luôn đúng.

Cách xây, theo thứ tự hiệu quả:

• Người dẫn dắt nói ra sai lầm của chính mình trước, công khai và cụ thể. Không có bước này thì mọi bước sau đều vô nghĩa.
• Phản ứng với tin xấu quyết định việc có tin xấu lần sau hay không. Cảm ơn người báo trước khi bàn cách sửa — kể cả khi bạn đang bực.
• Hỏi ý kiến người ít nói trước, người cấp cao sau.
• Tách con người khỏi vấn đề khi phân tích sự cố. Hỏi hệ thống nào cho phép lỗi xảy ra, đừng hỏi ai gây ra lỗi.

Bốn đòn bẩy thật sự định hình văn hoá

Về đòn bẩy đầu tiên: nếu bạn muốn đội hợp tác hơn nhưng lại thăng chức cho người làm một mình giỏi nhất, bạn vừa dạy cả đội rằng hợp tác không được trả công. Không lời tuyên bố nào sửa được điều đó.

Ba tình huống khó

Tình huống 1 — Một người giỏi nhưng gây độc hại. Họ làm được việc nhưng khiến người khác ngại lên tiếng. Đây là phép thử rõ nhất cho văn hoá: giữ họ không hậu quả nghĩa là bạn vừa tuyên bố kết quả quan trọng hơn cách đối xử với nhau. Cách làm: phản hồi cụ thể về hành vi, có thời hạn cải thiện rõ ràng, và sẵn sàng để họ ra đi. Đội luôn biết bạn có dám làm hay không.

Tình huống 2 — Văn hoá bị pha loãng khi tuyển nhanh. Từ 10 lên 40 người trong một năm; người mới mang theo thói quen từ nơi cũ. Cách làm: viết ra vài hành vi cụ thể quan trọng nhất (không phải giá trị trừu tượng); đưa vào phần giới thiệu cho người mới; và quan trọng nhất là chọn người hướng dẫn cẩn thận — người mới học văn hoá từ người ngồi cạnh nhiều hơn từ tài liệu.

Tình huống 3 — Đội làm từ xa, văn hoá mờ dần. Không có những khoảnh khắc tình cờ. Cách làm: tạo chỗ cố định cho những thứ trước đây diễn ra tự nhiên — nơi chia sẻ việc đang làm, buổi trò chuyện không nghị trình, và viết ra những thứ trước đây chỉ cần quan sát là biết. Đội từ xa cần văn hoá được viết rõ ràng hơn nhiều so với đội ngồi chung.

Nghi thức nhỏ — nơi văn hoá thật sự được truyền đi

Văn hoá không truyền qua tài liệu. Nó truyền qua những việc lặp lại đủ nhiều để trở thành đương nhiên. Dưới đây là những nghi thức nhỏ, rẻ, và có tác dụng thật.

Chọn một hoặc hai, làm đều đặn sáu tháng. Năm nghi thức làm hời hợt không bằng một nghi thức làm thật. Và nghi thức nào người dẫn dắt không tự làm thì đội sẽ đọc ra ngay rằng nó không thật.

Dấu hiệu một nghi thức đã chết: nó vẫn diễn ra đúng lịch nhưng không ai nói gì thật. Lúc đó hãy bỏ hẳn thay vì duy trì hình thức — một nghi thức rỗng dạy đội rằng hình thức quan trọng hơn nội dung.

Hiccups thường gặp và cách xử lý

Vì sao vai trò của bạn cần cái này

Definition of done

• Người dẫn dắt đã công khai nói ra sai lầm của chính mình, cụ thể chứ không chung chung.
• Trong ba buổi họp gần nhất có người nói "tôi không biết" hoặc "tôi sai".
• Phân tích sự cố hỏi về hệ thống, không hỏi về người.
• Lần thăng chức gần nhất củng cố hành vi mà công ty tuyên bố coi trọng.
• Hành vi quan trọng được viết thành câu cụ thể, không phải giá trị trừu tượng.
• Hành vi độc hại có hậu quả thật, kể cả với người làm được việc.