Bài 7 — Follow-up: vòng lặp nhắc việc cho tới khi task đóng

Đây là thứ nâng agent từ "máy tóm tắt" thành "trợ lý vận hành". Hầu hết công cụ dừng ở việc tạo task. Agent Họp của bạn sẽ theo dõi và nhắc cho tới khi việc xong — đúng người, đúng lúc, không spam.

Follow-up là một loop có điều kiện

Khác 6 bước trước (chạy một lần rồi thôi), follow-up chạy lặp lại theo lịch. Mỗi lần chạy, nó hỏi: task nào sắp đến hạn? task nào quá hạn? ai cần được nhắc?

Mỗi ngày lúc 9:00:
  Lấy các action_item đang mở
  Với mỗi item:
    kiểm tra trạng thái thật trên Trello/Jira (đã xong?)
    nếu xong  → đánh dấu closed, thôi nhắc
    nếu sắp đến hạn (còn ≤1 ngày) → nhắc nhẹ người phụ trách
    nếu quá hạn → nhắc + báo người chủ trì

Đồng bộ trạng thái thật (đây là lý do bài 5 lưu task_id)

Đừng nhắc một task đã xong — cách nhanh nhất để bị người dùng tắt agent. Trước khi nhắc, poll trạng thái từ công cụ giao việc bằng task_id đã lưu:

def sync_status(item):
    card = get_trello_card(item.task_id)
    if card["dueComplete"] or card["idList"] == DONE_LIST_ID:
        item.status = "closed"
        db.save(item)
    return item.status

Chính sách nhắc: đủ để hiệu quả, không đủ để phiền

Một thang nhắc hợp lý:

Nguyên tắc: nhắc riêng trước, công khai sau. Bêu tên ngay từ đầu làm mất mặt, phản tác dụng.

Soạn lời nhắc bằng LLM (có ngữ cảnh)

Lời nhắc cứng nhắc dễ bị lờ. Cho LLM soạn ngắn gọn, lịch sự, có ngữ cảnh:

Soạn 1 tin nhắn nhắc việc tiếng Việt, thân thiện, tối đa 2 câu.
Việc: {task}
Hạn: {due_date} (còn {days} ngày)
Trích từ họp: {source_quote}
Đừng trách móc. Hỏi xem có cần hỗ trợ không.

Ví dụ

> Chào Minh, task "Seed 100 câu hỏi quiz" đến hạn ngày mai (18/7) rồi nhé. Phần này có cần mình hỗ trợ hay chờ ai không?

Vòng lặp có điểm dừng

Loop phải kết thúc, nếu không sẽ nhắc vô tận. Điều kiện dừng:

• Task closed (đã xong).
• Người phụ trách xin dời hạn → cập nhật due, reset lịch nhắc.
• Quá số lần escalate tối đa → giao cho người chủ trì quyết, agent ngừng nhắc tự động.

Các bước triển khai

• Đặt cron chạy loop follow-up mỗi ngày (ví dụ 9:00).
• Lấy các item status = open.
• Với mỗi item: sync trạng thái thật; nếu xong → close.
• Tính khoảng cách tới hạn, áp thang nhắc.
• Soạn lời nhắc bằng LLM, gửi đúng kênh.
• Ghi log lần nhắc (để không nhắc 2 lần/ngày).
• Escalate khi quá hạn lâu.

Checklist follow-up

• [ ] Có sync trạng thái thật trước khi nhắc không? (tránh nhắc việc đã xong)
• [ ] Nhắc riêng trước khi escalate công khai chưa?
• [ ] Có ghi log để không spam nhiều lần/ngày không?
• [ ] Loop có điều kiện dừng rõ ràng không?
• [ ] Cho phép dời hạn và reset lịch nhắc không?

Sai lầm thường gặp

• Nhắc task đã hoàn thành: không sync trạng thái → mất uy tín tức thì.
• Spam nhiều lần một ngày: thiếu log lần nhắc. Người dùng sẽ mute agent.
• Escalate quá sớm/công khai: bêu tên ngay làm hỏng quan hệ nhóm.
• Loop không có điểm dừng: nhắc mãi cả khi việc đã bị hủy.
• Lời nhắc máy móc: "TASK OVERDUE" cứng nhắc bị lờ; giọng người, có ngữ cảnh mới hiệu quả.

Bài 8: đưa cả hệ thống vào vận hành thật — đo lường, chi phí, quyền riêng tư.