Bài 4 — Dựng sơ đồ As-Is (hiện trạng) từ phỏng vấn & tài liệu

Sơ đồ As-Is mô tả quy trình đang chạy thực tế — nền tảng để phân tích và cải tiến. Vẽ As-Is đúng khó ở chỗ: thực tế thường lộn xộn, nhiều ngoại lệ, nhiều "lối tắt" mà nhân viên tự nghĩ ra. AI giúp bạn tổng hợp nhanh từ nhiều nguồn input rời rạc.

Bối cảnh của BA

Bạn có: 3 bản ghi phỏng vấn, 1 file SOP cũ, vài email trao đổi. Chúng mâu thuẫn nhau. Vẽ tay As-Is từ đống này mất cả ngày. AI có thể hợp nhất và làm nổi bật mâu thuẫn trong vài phút.

Nguyên tắc vàng của As-Is

As-Is phải phản ánh thực tế đang diễn ra, kể cả những bước "xấu" (làm thủ công, dùng Excel chép tay, bỏ qua bước duyệt). Đừng để AI "làm đẹp" quy trình. Đây là lỗi phổ biến — AI có xu hướng vẽ quy trình lý tưởng.

Các bước dựng As-Is với AI

• Thu thập & dán nhãn nguồn: đánh dấu rõ "Phỏng vấn A", "SOP", "Email".
• Yêu cầu AI hợp nhất thành một luồng As-Is, giữ nguyên các bước thủ công/tạm bợ.
• Yêu cầu AI đánh dấu mâu thuẫn giữa các nguồn.
• Sinh sơ đồ Mermaid có swimlane.
• Rà soát cùng stakeholder để xác nhận đây đúng là hiện trạng.
• Đánh dấu điểm đau (pain point) ngay trên sơ đồ để chuẩn bị cho To-Be.

Prompt mẫu: hợp nhất nhiều nguồn thành As-Is

Bạn là BA chuyên dựng sơ đồ hiện trạng (As-Is). Dưới đây là các nguồn mô tả 
quy trình duyệt chi phí, có thể mâu thuẫn nhau:
[Phỏng vấn kế toán]: "Nhân viên nộp đề nghị qua Google Form, mình tải về 
Excel, kiểm tra rồi in ra cho sếp ký."
[SOP 2022]: "Đề nghị chi phí được nộp qua hệ thống ERP và duyệt điện tử."
[Email trưởng phòng]: "Dạo này toàn ký giấy vì ERP hay lỗi."
Yêu cầu:
Dựng sơ đồ As-Is phản ánh THỰC TẾ đang diễn ra (ưu tiên nguồn phỏng vấn 
và email mới nhất, KHÔNG dùng SOP lý tưởng nếu thực tế khác).
Giữ nguyên các bước thủ công (Excel, ký giấy).
Liệt kê rõ các MÂU THUẪN giữa các nguồn.
Trả về mã Mermaid flowchart có swimlane.

Ví dụ kết quả

flowchart TD
    A([NV nộp qua Google Form]) --> B[Kế toán tải về Excel]
    B --> C[Kiểm tra thủ công]
    C --> D[In ra giấy]
    D --> E{Sếp ký?}
    E -- Ký --> F[Lưu hồ sơ giấy]
    E -- Không --> G[Trả lại NV]
    %% Pain point: không dùng ERP dù SOP yêu cầu

Template tái sử dụng: bảng nguồn & độ tin cậy

Nguồn
Ngày
Độ tin cậy
Ghi chú mâu thuẫn
Phỏng vấn KT
mới nhất
Cao
Thực tế dùng Excel
Email TP
mới
Cao
Xác nhận ký giấy
SOP 2022
cũ
Thấp
Mô tả ERP - không dùng

Checklist nghiệm thu As-Is

• [ ] Sơ đồ phản ánh thực tế, không phải lý tưởng?
• [ ] Các bước thủ công/tạm bợ có được giữ lại?
• [ ] Mâu thuẫn giữa nguồn đã được ghi chú?
• [ ] Pain point đã đánh dấu?
• [ ] Stakeholder đã xác nhận "đúng, tụi tôi làm vậy thật"?

Sai lầm thường gặp

• AI "làm đẹp" quy trình (ảo giác lý tưởng hóa): AI thiên về vẽ quy trình chuẩn mực. Nếu bạn không ép "phản ánh thực tế", nó sẽ vẽ theo SOP dù SOP đã lỗi thời. Luôn ưu tiên nguồn thực tế mới nhất.
• Bỏ qua ngoại lệ và lối tắt: chính những bước "xấu" mới là nơi cần cải tiến. Đừng để AI lược bỏ chúng.
• Tin AI hòa giải mâu thuẫn hộ: khi nguồn mâu thuẫn, AI có thể "đoán" bừa một hướng. Hãy yêu cầu nó LIỆT KÊ mâu thuẫn để bạn tự quyết, đừng để nó tự chọn.
• Rò rỉ dữ liệu: bản ghi phỏng vấn thường có tên nhân viên, thông tin nội bộ. Ẩn danh trước.
• Phụ thuộc quá mức: As-Is sai dẫn tới To-Be sai. Xác nhận trực tiếp với người làm việc thật là bắt buộc.