Thước đo cuối cùng của người quản lý
Có một phép thử đơn giản: bạn nghỉ hai tuần, đội có chạy bình thường không? Nếu câu trả lời là không, bạn chưa ủy quyền, bạn mới chỉ phân phát công việc.
Mục tiêu của giao việc không phải là giảm tải cho bạn. Mục tiêu là tạo ra một đội mà năng lực ra quyết định được phân tán, để tổ chức không phụ thuộc vào một điểm duy nhất là bạn.
Ba tầng cần chuyển giao, theo thứ tự
Người ta thường chỉ chuyển tầng 1 rồi tưởng đã xong:
- Chuyển việc — họ làm, bạn quyết. Dễ nhất, và là nơi phần lớn quản lý dừng lại.
- Chuyển quyết định — họ quyết trong phạm vi, bạn biết kết quả. Đây mới là ủy quyền thật.
- Chuyển trách nhiệm kết quả — họ sở hữu một chỉ số hoặc một mảng, tự đặt mục tiêu và tự chịu trách nhiệm. Đây là nơi người ta trở thành quản lý.
Cơ chế thay cho sự có mặt của bạn
Khi bạn rút lui, phải có thứ khác đỡ vào chỗ trống, nếu không đội sẽ rơi tự do. Ba cơ chế rẻ và hiệu quả:
- Nguyên tắc quyết định thành văn. Thay vì trả lời từng ca, hãy viết ra nguyên tắc: "Giảm giá dưới 10 phần trăm thì tự quyết, trên 10 phần trăm hỏi." Một nguyên tắc tốt trả lời được 50 câu hỏi tương lai.
- Người phụ trách rõ ràng cho từng mảng. Mỗi mảng có một cái tên, không phải "cả nhóm cùng lo". Việc thuộc về tất cả mọi người là việc không thuộc về ai.
- Nhịp họp cố định thay cho hỏi đáp liên tục. Một buổi 30 phút hằng tuần gom hết các quyết định không gấp, giảm hẳn số lần gián đoạn.
Lộ trình rút lui 90 ngày cho một mảng
Một cách làm cụ thể khi bạn muốn chuyển giao hẳn một mảng:
- Tuần 1 đến 2 — Cùng làm. Bạn làm, họ quan sát và hỏi. Bạn nói to suy nghĩ của mình, nhất là ở chỗ đánh đổi.
- Tuần 3 đến 6 — Họ làm, bạn review. Mức tự chủ 2 đến 3. Mọi kết quả đi qua bạn trước khi ra ngoài.
- Tuần 7 đến 10 — Họ làm, bạn biết sau. Mức 4. Bạn chỉ can thiệp khi thấy tín hiệu xấu.
- Tuần 11 đến 12 — Họ sở hữu. Mức 5. Bạn chuyển sang hỏi về kết quả, không hỏi về việc.
Dấu hiệu bạn vẫn chưa buông
- Bạn vẫn được cc trong mọi email của mảng đó.
- Người khác vẫn hỏi bạn trước khi hỏi người phụ trách mới.
- Bạn biết chi tiết hơn mức cần thiết về việc đang diễn ra.
- Bạn thấy khó chịu khi họ quyết khác cách bạn sẽ quyết, dù kết quả vẫn ổn.
Việc chỉ bạn làm được
Khi đã buông, hãy dùng thời gian đó cho những việc không ủy quyền được: định hướng dài hạn, bảo vệ nguồn lực cho đội, xử lý mâu thuẫn giữa các bộ phận, tuyển và giữ người, và phát triển chính những người bạn vừa trao quyền. Nếu buông việc xong mà bạn chỉ thấy trống rỗng, thường là vì bạn chưa nhận ra phần việc này mới là việc chính của mình.
Sai lầm thường gặp
- Dừng ở tầng chuyển việc rồi tự hỏi vì sao không ai lớn lên.
- Rút lui mà không để lại cơ chế, khiến đội hỗn loạn rồi bạn kết luận "họ chưa sẵn sàng".
- Không tuyên bố công khai ai phụ trách, nên mọi người vẫn hỏi bạn.
- Quay xe ở tuần 7 vì thấy lo, làm hỏng toàn bộ quá trình.
Checklist kết bài
- [ ] Tôi phân biệt được chuyển việc, chuyển quyết định và chuyển trách nhiệm kết quả.
- [ ] Tôi đã để lại nguyên tắc thành văn thay cho việc trả lời từng ca.
- [ ] Mỗi mảng có một người phụ trách có tên, được tuyên bố công khai.
- [ ] Tôi biết việc gì chỉ mình tôi làm được và đang dành thời gian cho nó.