Phần lớn quản lý không biết đội mình tốn bao nhiêu
Câu hỏi thử: đội bạn tiêu bao nhiêu mỗi tháng? Nếu bạn không trả lời được trong 10 giây với sai số 20 phần trăm, bạn đang quản lý mà không nhìn thấy một nửa bức tranh. Và đó là nửa mà cấp trên của bạn luôn nhìn.
Tin tốt: bạn không cần biết kế toán. Bạn cần biết bốn nhóm chi phí và tỷ trọng của chúng.
Bốn nhóm chi phí của một đội
- Nhân sự (people) — lương, thưởng, bảo hiểm, phúc lợi. Với hầu hết đội sản phẩm và kỹ thuật, nhóm này chiếm 70 đến 85 phần trăm tổng chi phí. Đây là con số quan trọng nhất và cũng là con số ít người biết nhất.
- Công cụ (tools) — phần mềm theo tháng, hạ tầng đám mây, giấy phép. Thường 5 đến 15 phần trăm. Đặc điểm: dễ phình ra âm thầm vì mỗi lần thêm chỉ vài trăm nghìn.
- Thuê ngoài (vendors) — agency, freelancer, tư vấn. Biến động mạnh theo dự án.
- Vận hành (opex) — đào tạo, đi lại, sự kiện nhóm. Nhỏ nhưng là thứ bị cắt đầu tiên khi khó khăn.
Khái niệm phải nắm: chi phí đầy đủ của một người
Sai lầm kinh điển của quản lý mới: nghĩ rằng một nhân viên lương 30 triệu thì tốn 30 triệu mỗi tháng. Thực tế chi phí đầy đủ (fully loaded cost) thường cao hơn 25 đến 40 phần trăm, vì còn bảo hiểm, thưởng, thiết bị, chỗ ngồi, phần mềm, và chi phí quản lý phân bổ.
Vì sao điều này quan trọng: khi bạn đề xuất tuyển thêm một người, con số cần đưa ra là chi phí đầy đủ theo năm, không phải lương tháng. Đưa số thấp rồi để tài chính chỉnh lên sẽ làm đề xuất của bạn mất uy tín ngay lần đầu.
CapEx và OpEx, và vì sao tài chính quan tâm
- OpEx (chi phí vận hành): tiêu trong kỳ, ghi nhận ngay. Lương, thuê bao phần mềm.
- CapEx (chi phí đầu tư): tài sản dùng nhiều năm, phân bổ dần. Máy chủ mua đứt, phần mềm mua vĩnh viễn.
Chi phí cố định và chi phí biến đổi
Câu hỏi sống còn khi công ty khó khăn: "Nếu phải giảm 20 phần trăm chi phí trong 3 tháng, tôi cắt được gì?"
- Cố định: lương nhân viên chính thức, hợp đồng thuê bao năm. Cắt rất đau hoặc không cắt được ngay.
- Biến đổi: freelancer, thuê bao theo tháng, hạ tầng theo mức dùng. Cắt nhanh được.
Bài tập: lập bảng chi phí đội trong 30 phút
Mở một bảng tính, ba cột: hạng mục, chi phí mỗi tháng, cố định hay biến đổi. Liệt kê mọi thứ bạn biết, đánh dấu chỗ phải đoán. Rồi mang bảng đó tới hỏi bộ phận tài chính để họ sửa. Cuộc trò chuyện này thường mất 20 phút và thay đổi hẳn cách bạn nhìn đội mình.
Sai lầm thường gặp
- Chỉ nhìn ngân sách công cụ vì đó là phần duy nhất bạn trực tiếp bấm nút, trong khi 80 phần trăm tiền nằm ở nhân sự.
- Dùng lương thay cho chi phí đầy đủ khi đề xuất tuyển người.
- Không biết tỷ lệ cố định trên biến đổi, nên khi bị yêu cầu cắt thì chỉ biết cắt người.
- Ngại hỏi tài chính vì sợ lộ ra mình không biết. Họ luôn thích quản lý chủ động hỏi.
Checklist kết bài
- [ ] Tôi biết chi phí mỗi tháng của đội mình với sai số dưới 20 phần trăm.
- [ ] Tôi biết tỷ trọng bốn nhóm: nhân sự, công cụ, thuê ngoài, vận hành.
- [ ] Tôi dùng chi phí đầy đủ chứ không dùng lương khi tính người mới.
- [ ] Tôi biết phần nào cắt nhanh được nếu phải giảm gấp.