Vấn đề
Backlog "bẩn" là cơn ác mộng thầm lặng của PO: story thiếu AC, ticket chưa estimate lọt vào sprint, ticket đứng yên 2 tuần không ai đụng, refinement đến nơi mà chưa ai chuẩn bị. Việc quét backlog thủ công mỗi tuần vừa chán vừa dễ sót. Đây là tác vụ lý tưởng cho agent chạy tự động theo lịch.
Nguyên tắc: agent giám sát, con người quyết định
Agent giỏi việc "quét theo quy tắc và báo cáo". Nó phát hiện vấn đề và nhắc; PO quyết định xử lý. Đừng để agent tự đóng ticket hay tự đổi ưu tiên — đó là quyết định sản phẩm.
Quy tắc mẫu để agent giám sát backlog
- Story trong 2 sprint tới mà thiếu AC → gắn label "needs-refinement".
- Story sắp vào sprint mà chưa có story point → nhắc PO estimate.
- Ticket "In Progress" quá 5 ngày không cập nhật → hỏi trạng thái.
- Story mô tả dưới 20 từ → cảnh báo mô tả sơ sài.
- 24h trước buổi refinement → gửi danh sách story cần chuẩn bị.
Prompt mẫu: soạn logic cho agent quét backlog
Bạn là agent trợ lý PO chạy hằng ngày lúc 8h sáng trên project PROJ.
Quét backlog và tạo báo cáo (KHÔNG tự sửa ticket), gồm 4 nhóm:
1) Story trong 2 sprint tới thiếu Acceptance Criteria
2) Story chưa có Story Points nhưng dự kiến vào sprint tới
3) Ticket In Progress không cập nhật >5 ngày
4) Story mô tả quá sơ sài (<20 từ)Với mỗi mục: mã ticket + tiêu đề + lý do bị gắn cờ.
Cuối báo cáo: đề xuất 3 việc PO nên làm trước buổi refinement.
Định dạng: danh sách gọn, tiếng Việt. Nếu không có ticket nào, ghi "Backlog sạch".
Prompt mẫu: nhắc refinement kèm agenda
Dựa trên danh sách story được gắn "needs-refinement", soạn agenda buổi refinement 45 phút.
Mỗi story: thời lượng đề xuất, câu hỏi chính cần chốt, ai cần có mặt.
Sắp xếp story rủi ro/nhiều câu hỏi lên trước. Đừng bịa story không có trong danh sách.
Các bước triển khai
- Viết ra bộ quy tắc "backlog sạch" của riêng team bạn (dùng 5 quy tắc mẫu làm gốc).
- Bắt đầu ở chế độ chỉ-báo-cáo (agent không tự sửa).
- Lên lịch chạy hằng ngày/hằng tuần (cron, Jira Automation, hoặc trigger thủ công).
- Đọc báo cáo mỗi sáng, xử lý các mục được gắn cờ.
- Sau vài tuần ổn định, cho phép agent tự gắn label "needs-refinement" (hành động rủi ro thấp, có thể hoàn tác).
- Vẫn giữ việc estimate, đổi ưu tiên, đóng ticket cho con người.
Template: Bộ quy tắc "backlog sạch"
Quy tắc | Điều kiện kích hoạt | Hành động agent | Ai xử lý
------- | ------------------- | --------------- | --------
Thiếu AC | Story ≤2 sprint tới, không AC | Gắn cờ + báo cáo | PO viết AC
Chưa estimate | Vào sprint tới, không point | Nhắc | Team estimate
Đứng yên | In Progress >5 ngày | Hỏi trạng thái | Assignee
Mô tả sơ sài | <20 từ | Cảnh báo | PO bổ sung
Trước refinement | T-24h | Gửi agenda | PO chủ trì
Sai lầm thường gặp
- Agent "nhiệt tình" quá mức tự đóng/sửa: Nếu để agent tự đóng ticket đứng yên, bạn có thể mất thông tin quan trọng. Ở giai đoạn đầu, chỉ cho báo cáo.
- Ảo giác trạng thái: Agent có thể báo sai ("ticket này thiếu AC") do đọc field nhầm. Kiểm chứng vài lần đầu để hiệu chỉnh quy tắc.
- Nhắc quá nhiều → team phớt lờ: Nếu agent spam nhắc nhở, mọi người tắt thông báo và bỏ sót cái quan trọng. Gom nhắc thành 1 báo cáo/ngày, đặt ngưỡng hợp lý.
- Rò rỉ dữ liệu: Báo cáo tự động gửi ra kênh chung có thể lộ tên tính năng nhạy cảm. Kiểm soát nơi agent gửi báo cáo.
- Phụ thuộc quá mức: Nếu bạn ngừng tự nhìn backlog vì "đã có agent", bạn mất cảm nhận về sức khỏe sản phẩm. Agent giảm việc quét, không thay bạn hiểu backlog.
Chốt bài
Bạn đã có một agent giám sát backlog và nhắc refinement chạy tự động, trong khi giữ mọi quyết định quan trọng cho con người. Bài 6 sẽ ghép tất cả thành thiết kế "Trợ lý PO" cá nhân hoàn chỉnh.