Bài 6 — Quy trình chuẩn bị Planning trong 30 phút với AI

Vấn đề

Bạn đã học từng mảnh: capacity, phụ thuộc, goal, cân đối. Bài này ráp chúng thành một quy trình lặp lại để mỗi kỳ Planning bạn chỉ mất ~30 phút chuẩn bị thay vì nửa ngày, và bước vào buổi họp với 'bộ tài liệu Planning' hoàn chỉnh: capacity, ma trận rủi ro, nháp goal, phương án cân đối và danh sách câu hỏi cho đội.

Bí quyết là chuẩn hóa: cùng một bộ prompt, cùng một thứ tự, mỗi sprint chỉ thay dữ liệu.

Quy trình 6 bước (Prep Pipeline)

• Gom dữ liệu (5'): xuất backlog ứng viên + velocity + lịch nghỉ. Ẩn danh dữ liệu nhạy cảm.
• Capacity (5'): chạy prompt Bài 2 → ra số point nên cam kết.
• Soi rủi ro & phụ thuộc (5'): chạy prompt Bài 3 → ra ma trận, loại story chưa sẵn sàng.
• Sprint Goal (5'): chạy prompt Bài 4 → chọn nháp goal.
• Cân đối (5'): chạy prompt Bài 5 → ra phương án tải + cảnh báo nút cổ chai.
• Tổng hợp & câu hỏi (5'): chạy prompt tổng hợp bên dưới → ra 'bộ tài liệu Planning' + danh sách câu hỏi cho đội.

Ví dụ cụ thể

Sáng thứ Hai Planning, bạn dành 30 phút chạy pipeline. Đầu ra: cam kết 25 point; story #5 và #9 bị loại (chờ làm rõ); goal 'giảm rào cản đăng ký'; cảnh báo BE quá tải kèm phương án thay story; và 4 câu hỏi cần hỏi đội ('story #3 có thực sự cần API v2 hay v1 đủ dùng?'). Buổi họp diễn ra trong 45 phút thay vì 90, vì mọi tranh luận đã có dữ liệu.

Prompt tổng hợp

Vai trò: Bạn là trợ lý tổng hợp Sprint Planning.
Tôi cung cấp các kết quả đã có:
Capacity nên cam kết: [X point], giả định: [...]
Ma trận phụ thuộc/rủi ro: [dán]
Sprint Goal (nháp): [...]
Phương án cân đối tải: [dán]

Hãy tạo 'Bộ tài liệu Planning' gồm:
Tóm tắt 1 đoạn: goal + số point + rủi ro lớn nhất.
Danh sách story đề xuất đưa vào (kèm lý do) và danh sách loại ra (kèm lý do).
Top 5 câu hỏi tôi CẦN hỏi đội trong buổi Planning.
Top 3 điều cần cảnh báo/xác nhận trước khi cam kết.
Ràng buộc: Chỉ dùng dữ liệu tôi cung cấp, không thêm giả định mới. Đánh dấu rõ chỗ nào cần con người xác minh.

Các bước làm

• Tạo một tài liệu 'Prep Pipeline' lưu sẵn 5 prompt theo thứ tự.
• Mỗi sprint, chạy tuần tự, dán đầu ra bước trước làm đầu vào bước sau.
• Rà soát đầu ra cuối cùng, xóa mọi chỗ AI suy diễn không có căn cứ.
• Mang 'Bộ tài liệu Planning' vào buổi họp — dùng nó để dẫn dắt, không phải để 'chốt sẵn'.
• Sau Planning, ghi lại điều gì lệch để cải tiến prompt kỳ sau.

Template — 'Checklist Prep Pipeline'

[ ] Dữ liệu đã ẩn danh thông tin nhạy cảm
[ ] Capacity tính xong, giả định đã kiểm
[ ] Ma trận phụ thuộc/rủi ro đã kiểm bằng chứng
[ ] Story rủi ro cao đã loại hoặc đưa refinement
[ ] Sprint Goal nháp đã chọn, đo được
[ ] Phương án cân đối không có nút cổ chai
[ ] Buffer 10–15% còn nguyên
[ ] Danh sách câu hỏi cho đội đã sẵn sàng
[ ] Mọi chỗ 'cần xác minh' đã được người kiểm

Sai lầm thường gặp

• Dây chuyền lỗi (error cascade). Nếu bước capacity sai, mọi bước sau sai theo. Kiểm từng bước trước khi nối tiếp.
• Biến pipeline thành 'chốt tự động'. Pipeline chuẩn bị đầu vào cho quyết định, không thay buổi Planning. Phụ thuộc quá mức khiến đội thành người thực thi thụ động.
• Rò rỉ dữ liệu qua nhiều bước. Càng nhiều lần dán, càng dễ lộ thông tin. Ẩn danh một lần từ đầu và tái sử dụng.
• Ảo giác tích lũy. Prompt tổng hợp có thể 'sáng tạo' thông tin không có ở các bước trước. Ràng buộc 'chỉ dùng dữ liệu tôi cung cấp' và tự đối chiếu.