Vấn đề của Product
BA/PO thường là người "đi nhắc": nhắc dev cập nhật ticket, nhắc stakeholder duyệt tài liệu, nhắc QA test trước release. Việc nhắc thủ công vừa mất thời gian vừa gây cảm giác "cằn nhằn". Một agent nhắc việc tự động giúp bạn nhắc đúng người, đúng lúc, với giọng lịch sự nhất quán — mà không phải nhớ.
Ví dụ cụ thể
Luồng Nhắc ticket quá hạn: Trigger = mỗi ngày 9h. Action = quét Jira tìm ticket có due date đã qua và trạng thái chưa Done. Với mỗi ticket, gửi tin nhắn nhắc riêng (DM Slack) tới assignee, kèm câu nhắc do AI soạn cho tự nhiên, và tổng hợp danh sách gửi cho PO. Điểm hay là bạn không còn phải mở Jira lọc tay mỗi sáng, cũng không phải nghĩ cách diễn đạt sao cho lịch sự — agent làm đều đặn với chất lượng ổn định. Một biến thể phổ biến khác là nhắc trước hạn (gửi trước deadline 1 ngày) thay vì chỉ nhắc khi đã trễ, giúp phòng ngừa thay vì chữa cháy.
Các bước dựng luồng (Make phù hợp vì cần lặp qua nhiều ticket)
- Trigger Schedule = mỗi ngày 9:00.
- Module Jira → Search issues với JQL:
duedate < now() AND status != Done. - Dùng Iterator để lặp qua từng ticket trả về.
- Module OpenAI soạn câu nhắc lịch sự dựa trên tên ticket + số ngày trễ.
- Module Slack → Send DM tới assignee (map email/username).
- Module Aggregator gom lại danh sách, gửi 1 bản tổng cho PO vào cuối luồng.
- Thêm bộ lọc bỏ qua ticket đang bị block bởi lý do chính đáng (label = blocked).
- Test với 2–3 ticket giả trước khi bật thật.
Prompt mẫu cho câu nhắc
Viết một tin nhắn nhắc việc NGẮN (tối đa 2 câu), TIẾNG VIỆT, giọng lịch sự và
không trách móc, gửi tới đồng nghiệp về ticket đang trễ hạn.
Thông tin:
- Tên ticket: {summary}
- Số ngày trễ: {days_late}
- Link: {url}
Yêu cầu: nêu tên ticket, số ngày trễ, hỏi xem có cần hỗ trợ gì không.
Không dùng emoji. Không suy đoán lý do trễ.
Template: Cấu hình agent nhắc việc (tái dùng)
Đối tượng nhắc: [dev / QA / stakeholder]
Điều kiện kích hoạt: [quá hạn X ngày / trước deadline Y ngày]
Kênh nhắc: [Slack DM / email]
Tần suất: [1 lần/ngày — tránh spam]
Ngưỡng leo thang: nếu trễ > __ ngày → cc manager
Ngoại lệ bỏ qua: [label = blocked / on-hold]
Bản tổng gửi cho: [PO/PM]
Checklist trước khi bật agent nhắc
- [ ] Giới hạn 1 lần nhắc/ngày để tránh làm phiền?
- [ ] Có ngoại lệ cho việc đang bị block hợp lý?
- [ ] Câu nhắc có giọng tôn trọng, không trách móc?
- [ ] Có ngưỡng leo thang rõ ràng (khi nào cc sếp)?
- [ ] Assignee được map đúng người (không nhắc nhầm)?
Sai lầm thường gặp
- Nhắc quá dày → đồng nghiệp mute bạn, phản tác dụng. Đặt tần suất tối đa 1 lần/ngày.
- Không có ngoại lệ → agent nhắc cả ticket đang chờ bên thứ ba, gây khó chịu. Thêm bộ lọc label.
- Nhắc nhầm người do map sai username/email → mất uy tín. Test kỹ phần map.
- AI ảo giác lý do: nếu cho AI "đoán vì sao trễ", nó bịa và có thể xúc phạm. Dặn rõ không suy đoán lý do.
- Rò rỉ nội dung nhạy cảm: nếu ticket chứa thông tin mật (bảo mật, pháp lý), cân nhắc chỉ nhắc "có ticket cần xử lý" thay vì đẩy toàn bộ nội dung qua AI.
- Phụ thuộc quá mức: agent nhắc không thay cho trò chuyện. Việc gấp hoặc nhạy cảm vẫn nên bạn nhắn trực tiếp; nếu một người liên tục bị nhắc, đó là tín hiệu cần một cuộc nói chuyện thật chứ không phải thêm tin nhắn tự động.
Mẹo giữ agent nhắc "dễ chịu"
Một agent nhắc tốt được đồng nghiệp cảm ơn, agent nhắc tệ bị mute. Ba nguyên tắc: (1) ít mà đúng — chỉ nhắc việc thật sự quá hạn, không nhắc việc còn thời gian; (2) có ích — luôn kèm link trực tiếp tới ticket và hỏi "cần hỗ trợ gì không" để lời nhắc mang tính giúp đỡ; (3) minh bạch — nói rõ đây là nhắc tự động để người nhận không hiểu lầm bạn đang soi từng ly từng tí. Khi cấu hình đúng, agent này giải phóng bạn khỏi vai "người đi cằn nhằn" mà vẫn giữ tiến độ dự án.
Bài 5 ta sẽ tổng hợp thông tin từ nhiều kênh về một nơi.