Buổi readout được quyết định từ tuần đầu
Khi không có tiêu chí viết sẵn, buổi đánh giá cuối pilot sẽ xoay quanh cảm nhận: "anh em thấy cũng được", "giao diện hơi khó dùng", "để bên em bàn thêm". Cảm nhận không ký được hợp đồng. Con số mà chính khách đã đồng ý từ trước thì ký được.
Đây là phần quyết định số phận của pilot, và là phần bị bỏ qua nhiều nhất — vì đội bán hàng sợ khách thấy bị ép, và vì ai cũng muốn bắt đầu nhanh. Nhưng tiêu chí không phải thủ tục. Nó là điều kiện để pilot có nghĩa.
Ba đặc điểm của tiêu chí tốt
- Đo bằng chỉ số kinh doanh của khách, không phải chỉ số của sản phẩm bạn. Số lần đăng nhập là số của bạn; giờ công kế toán là số của khách.
- Có mức nền (baseline) đo trước khi bắt đầu. Không có mức nền thì cuối pilot không ai chứng minh được điều gì đã thay đổi.
- Có ngưỡng đạt được hai bên thống nhất bằng văn bản, kèm tên người xác nhận số liệu.
| Tiêu chí yếu | Vì sao yếu | Tiêu chí mạnh |
|---|---|---|
| Kế toán thấy dễ dùng | Không có thang đo, ai cũng có thể nói ngược lại | Giờ công đối soát giảm từ 320 xuống dưới 160 giờ mỗi tháng |
| Hệ thống chạy ổn định | Đó là điều kiện tối thiểu, không phải giá trị | Thời gian đóng sổ công nợ giảm từ 9 xuống tối đa 5 ngày làm việc |
| 80% kế toán đăng nhập hằng ngày | Đăng nhập có thể bị ép, không chứng minh lợi ích | Ít nhất 80% giao dịch chuyển khoản được đối soát trên hệ thống |
| Tiết kiệm chi phí | Chi phí nào, so với cái gì, ai xác nhận? | Giờ công đo bằng bảng ghi giờ, kiểm soát nội bộ xác nhận |
Từ mong muốn của khách sang tiêu chí đo được
Trong buổi gặp đầu, chị Hằng nói ba điều. Vy không bác bỏ điều nào, mà dịch từng điều thành thứ đo được:
| Chị Hằng nói | Vy hỏi lại | Thành tiêu chí |
|---|---|---|
| "Kế toán đỡ vất vả" | Hiện mỗi người mất bao nhiêu giờ mỗi tuần để dò tiền với hoá đơn? | Giờ công đối soát mỗi tháng |
| "Báo cáo công nợ ra nhanh hơn" | Đóng sổ công nợ tháng trước mất mấy ngày? | Số ngày làm việc để đóng sổ |
| "Anh em phải dùng thật, không phải dùng cho có" | Bao nhiêu phần trăm giao dịch đi qua hệ thống thì chị tin là dùng thật? | Tỉ lệ giao dịch được đối soát trên Khớp |
Đo mức nền trong tuần 0
Đông Phát chưa có số giờ đối soát. Vy không đoán. Trong tuần 0 (hai tuần chuẩn bị, không tính vào pilot), năm kế toán công nợ ở chi nhánh Bình Dương ghi giờ mỗi ngày bằng một bảng tính đơn giản.
| Chỉ số | Cách đo mức nền | Mức nền |
|---|---|---|
| Giờ công đối soát | Năm kế toán ghi giờ hai tuần: 78 và 82 giờ | 80 giờ mỗi tuần, tức 320 giờ mỗi tháng (tính tháng bằng 4 tuần) |
| Thời gian đóng sổ công nợ | Đọc lại nhật ký đóng sổ tháng 9 | 9 ngày làm việc |
| Khối lượng giao dịch | Đếm sao kê hai tài khoản ngân hàng của chi nhánh | Khoảng 2.600 giao dịch chuyển khoản mỗi tháng, cho khoảng 7.000 hoá đơn |
Bộ tiêu chí của Khớp và Đông Phát
| Tiêu chí | Vai trò | Mức nền | Ngưỡng đạt | Thời điểm đo | Người xác nhận |
|---|---|---|---|---|---|
| a. Giờ công đối soát | Chỉ số kinh doanh chính | 320 giờ/tháng | Dưới 160 giờ/tháng | Trung bình tuần 7–8, quy đổi tháng | Phòng kiểm soát nội bộ Đông Phát |
| b. Thời gian đóng sổ công nợ | Chỉ số kinh doanh phụ | 9 ngày làm việc | Tối đa 5 ngày | Lần đóng sổ tháng 11 | Kế toán trưởng chi nhánh |
| c. Mức sử dụng | Chứng minh kết quả đến từ Khớp | chưa dùng | Ít nhất 80% giao dịch | Trung bình tuần 5–8 | Báo cáo hệ thống, anh Lộc đối chiếu |
Bao nhiêu tiêu chí là đủ
Hai hoặc ba. Một chỉ số kinh doanh chính, một chỉ số mức sử dụng, và có thể một chỉ số kinh doanh phụ hoặc một điều kiện kỹ thuật bắt buộc. Mười tiêu chí cho khách mười cách để nói "chưa đạt", và cho bạn mười thứ phải đo mỗi tuần.
Vy cũng ghi rõ thứ tự: a là tiêu chí chính. Điều này sẽ quan trọng ở bài 7 và bài 8, khi một tiêu chí không đạt.
Ký, không chỉ gửi email
Tiêu chí nằm trong pilot charter — văn bản một trang được người bảo trợ hai bên ký trước ngày bắt đầu. Một email "anh chị xem giúp em" không đủ: ba tháng sau, người nhận email có thể đã quên, đã chuyển việc, hoặc nói "chị chưa bao giờ đồng ý con số đó". Mẫu charter đầy đủ có trong kỹ năng Pilot / POC Design.
Nếu khách từ chối ghi tiêu chí thành văn bản, bạn vừa biết một điều quan trọng về khả năng họ sẽ mua.
Làm ngay
Chọn một khách pilot (đang có hoặc sắp có). Viết lại mọi điều khách nói họ muốn, rồi dịch từng điều thành một chỉ số theo cách của Vy. Giữ lại tối đa ba, đánh dấu chỉ số chính. Với mỗi chỉ số, điền năm ô: mức nền, cách đo mức nền trong tuần 0, ngưỡng đạt, thời điểm đo, người xác nhận phía khách. Ô nào chưa điền được là việc phải làm trước khi pilot bắt đầu.