Người đọc bận không đọc đến đoạn thứ ba
Bài 57 bàn về câu chữ gọn; bài này bàn về thứ tự. Phần lớn tài liệu PM được viết theo thứ tự PM suy nghĩ: bối cảnh, những gì đã làm, số liệu, phát hiện, và cuối cùng, ở đoạn thứ sáu, điều cần người đọc quyết. Người đọc bận dừng ở đoạn thứ hai, và quyết định bị hoãn sang cuộc họp tuần sau.
SCQA (Situation, Complication, Question, Answer) là khung sắp xếp phần mở đầu để người đọc nắm cả câu chuyện trong bốn câu:
| Thành phần | Vai trò | Tự kiểm tra |
|---|---|---|
| S, tình huống | Điều người đọc đã biết và đồng ý | Người đọc có gật đầu không? |
| C, vướng mắc | Điều đã thay đổi, làm tình huống không còn ổn | Có con số hoặc sự kiện cụ thể? |
| Q, câu hỏi | Câu hỏi mà vướng mắc đặt ra | Có đúng một câu hỏi? |
| A, trả lời | Đề xuất của bạn | Trả lời đúng câu hỏi, có hành động và thời hạn? |
Hai thứ tự
- SCQA đầy đủ, khi người đọc chưa biết có vấn đề: dẫn dắt ngắn, rồi đến đề xuất.
- Trả lời trước (A, rồi S, C), khi người đọc đang chờ quyết định, hoặc là lãnh đạo cấp cao: câu đầu tiên là đề xuất, sau đó mới là lý do.
Ví dụ giả định: báo cáo thí điểm Gợi ý đơn nhập
Tiếp tục ví dụ giả định Sỉ Nhanh từ Bài 61 và Bài 62.
Sau 4 tuần thí điểm Gợi ý đơn nhập với 600 tiệm, PM cần xin quyết định mở rộng. Bản nháp đầu tiên:
"Trong 4 tuần qua, đội đã triển khai Gợi ý đơn nhập cho 600 tiệm. Đội đã theo dõi nhiều chỉ số. Thời gian đặt đơn giảm. Có một số vấn đề về số lượng. Một vài nhà phân phối có phản hồi. Chúng tôi có mấy phương án..."
Mọi thông tin đều đúng, nhưng người đọc phải tự ráp lại. Viết lại bằng SCQA:
- S: Gợi ý đơn nhập đã chạy thí điểm 4 tuần với 600 tiệm; 228 tiệm (38%) đã đặt ít nhất một đơn từ gợi ý, và thời gian đặt đơn của nhóm này giảm từ 11 phút xuống 5 phút.
- C: Nhưng 22% đơn từ gợi ý có ít nhất một món bị chủ tiệm giảm hơn một nửa số lượng trước khi đặt, và 2 nhà phân phối báo có đơn vượt mức nhập thường lệ, phải nhận hàng trả lại.
- Q: Có nên mở cho toàn bộ 4.200 tiệm trong tháng tới không?
- A: Đề xuất mở thêm 1.500 tiệm trong tháng tới, kèm quy tắc không món nào vượt 1,5 lần mức nhập trung bình của tiệm; chỉ mở cho toàn bộ khi tỉ lệ đơn bị giảm mạnh số lượng xuống dưới 10%. Cần anh chị duyệt trước thứ Sáu.
SCQA ở nhiều cỡ
| Nơi dùng | S | C | Q | A |
|---|---|---|---|---|
| Mở đầu PRD | Bối cảnh sản phẩm | Vấn đề mới hoặc cơ hội mới | Ta nên xây gì | Tóm tắt giải pháp và mục tiêu |
| Email xin quyết định | Việc đang chạy | Điều đã thay đổi | Quyết định cần ra | Đề xuất và hạn |
| Tin nhắn báo sự cố | Tính năng bị ảnh hưởng | Lỗi từ lúc nào, bao nhiêu người dùng | Cần làm gì ngay | Hành động và người xử lý |
| Slide đầu buổi review quý | Kết quả quý trước | Chỗ lệch kế hoạch | Ta điều chỉnh thế nào | Đề xuất điều chỉnh |
Lỗi hay gặp
- Tình huống quá dài: ba đoạn lịch sử dự án. S chỉ cần một hai câu.
- Vướng mắc mơ hồ: "có một số vấn đề phát sinh". Nêu cụ thể, có con số.
- Câu hỏi không khớp câu trả lời: hỏi "có mở rộng không" nhưng trả lời bằng danh sách phát hiện.
- Trả lời không có hành động: "cần nghiên cứu thêm" mà không nói nghiên cứu gì, bao lâu, ai làm.
- Giấu tin xấu ở dưới: vướng mắc thường là tin xấu; đưa nó lên đầu chính là điều tạo niềm tin với người đọc.
Kiểm tra bằng bài đọc 30 giây
Đưa tài liệu cho một đồng nghiệp, cho họ 30 giây, rồi hỏi: "Tôi đang đề xuất gì, và tôi cần gì từ bạn?" Nếu họ không trả lời được, sửa bốn câu đầu chứ đừng sửa phần thân. Phần thân dài hay ngắn không quan trọng bằng việc bốn câu đầu đứng vững một mình.
Làm ngay
- Lấy email hoặc tài liệu gần nhất bạn gửi để xin một quyết định.
- Gạch dưới câu chứa đề xuất. Nó nằm ở đoạn thứ mấy?
- Viết lại bốn câu S, C, Q, A ở đầu; đẩy mọi thứ khác xuống phần chi tiết. Nếu người nhận đang chờ quyết định, đưa A lên trước.
- Viết lại đoạn mở đầu PRD bạn đang làm theo SCQA, rồi làm bài đọc 30 giây với một đồng nghiệp.