Bài 6 — Tự động hóa hóa đơn điện tử đúng luật Việt Nam

Hóa đơn điện tử (HĐĐT) ở Việt Nam theo Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021, phát hành qua nhà cung cấp được cấp phép và có kết nối với Cơ quan Thuế. Đây là phần agent phải cực kỳ cẩn thận: sai số liệu = sai pháp lý. Nguyên tắc: agent thu thập và gọi API tạo hóa đơn, con người/nhà cung cấp chịu trách nhiệm phát hành đúng luật.

Bức tranh tổng thể

• Bạn không tự "in" hóa đơn hợp lệ. Bạn dùng nhà cung cấp HĐĐT: Viettel (S-Invoice), VNPT, MISA meInvoice, EasyInvoice, FPT... — họ có API.
• Hóa đơn có mã của cơ quan thuế (đa số trường hợp) phải được gửi lên hệ thống Thuế để cấp mã.
• Agent làm nhiệm vụ: thu đủ thông tin → gọi API nhà cung cấp → nhận link/PDF hóa đơn → gửi khách qua Zalo.

Thông tin bắt buộc để xuất hóa đơn công ty

• Mã số thuế (MST) — 10 hoặc 13 chữ số.
• Tên đơn vị đúng như đăng ký.
• Địa chỉ đơn vị.
• Email nhận hóa đơn.
• Danh mục hàng: tên, số lượng, đơn giá, thuế suất (0/5/8/10%).

Agent nên tra cứu MST tự động để giảm sai sót và điền sẵn tên/địa chỉ (có API tra cứu MST công khai).

Luồng agent thu thập thông tin hóa đơn

intent = HOI_HOA_DON hoặc DAT_HANG(can_hoa_don=true)
 → Hỏi MST
 → Tra MST → tự điền tên + địa chỉ → nhờ khách xác nhận
 → Hỏi email nhận HĐĐT
 → Gọi API tạo hóa đơn nháp
 → Gửi khách link xem trước

Gọi API tạo hóa đơn (ví dụ dạng chung)

POST https://api.nhacungcap-hddt.vn/invoices
Authorization: Bearer {api_key}
{
  "buyer": {
    "taxCode": "0312345678",
    "name": "CÔNG TY TNHH ABC",
    "address": "12 Nguyễn Huệ, Q1, TP.HCM",
    "email": "ketoan@abc.vn"
  },
  "items": [
    { "name": "Bánh trung thu", "quantity": 2, "price": 350000, "vatRate": 8 }
  ],
  "paymentMethod": "CK"
}

Kết quả trả về invoiceNumber, taxAuthorityCode (mã CQT), và pdfUrl — agent gửi pdfUrl cho khách.

Ranh giới an toàn (bắt buộc nhớ)

• Không tự tính sai thuế suất: thuế suất do sản phẩm/quy định, không để LLM đoán. Gắn cứng thuế suất theo từng mã sản phẩm trong Sheet.
• Xác nhận trước khi phát hành: hóa đơn đã phát hành khó hủy, phải làm điều chỉnh/thay thế đúng quy trình. Luôn cho khách/kế toán duyệt bản nháp.
• Lưu vết: mọi hóa đơn phải log lại ma_don, MST, invoiceNumber, thời điểm — phục vụ đối soát và thanh tra.

Checklist tuân thủ

• [ ] Dùng nhà cung cấp HĐĐT được cấp phép, có kết nối Thuế
• [ ] MST được tra cứu và xác nhận với khách
• [ ] Thuế suất lấy từ dữ liệu sản phẩm, không do LLM tự tính
• [ ] Có bước duyệt nháp trước khi phát hành chính thức
• [ ] Email + link hóa đơn gửi đúng khách
• [ ] Lưu log đối chiếu mỗi hóa đơn

Sai lầm thường gặp

• Để agent tự "tạo" hóa đơn mà không qua nhà cung cấp: không hợp lệ pháp lý. Bắt buộc qua API nhà cung cấp có mã CQT.
• LLM tự tính thuế/thành tiền: dễ sai số. Tính toán bằng code, thuế suất tra từ bảng.
• Không xác nhận MST: xuất sai tên công ty → phải hủy/điều chỉnh phiền phức. Luôn tra + xác nhận.
• Phát hành ngay không duyệt: khách đọc nhầm MST cũng bị xuất luôn. Chèn bước duyệt nháp.
• Không lưu vết: khi thuế kiểm tra không tra được. Log đầy đủ mọi lần xuất.
• Gộp nhầm HĐĐT với hóa đơn bán lẻ thường: khách cá nhân không cần MST; đừng bắt họ nhập. Phân nhánh rõ cá nhân vs công ty.

Bài sau: nhắc lịch, chăm sóc sau bán và các kịch bản vận hành thực tế.