Vấn đề của PM
Tóm tắt hay, nhưng thứ khiến sản phẩm tiến lên là action item có owner + hạn, và quyết định được ghi lại rõ ràng để không phải cãi nhau lại. Đây là khâu dễ sai nhất khi làm tay (quên gán owner, hạn mơ hồ) và cũng là khâu AI dễ ảo giác nhất (bịa owner). Chúng ta cần một prompt trích xuất chặt chẽ + một bước kiểm định.
AI làm gì
AI đọc bản biên bản sạch (từ Bài 2) và bóc thành dữ liệu có cấu trúc: bảng action item và danh sách quyết định. Mấu chốt là yêu cầu AI trích dẫn câu nguồn cho mỗi mục — điều này vừa giúp bạn kiểm tra nhanh, vừa buộc AI không bịa (nếu không có câu nguồn thì không được tạo mục).
Ví dụ cụ thể
Từ biên bản: "Anh Minh: Lan lo phần API thanh toán, xong trước thứ Sáu tuần sau. Còn design system thì chưa ai nhận."
AI trích:
| Việc | Owner | Hạn | Câu nguồn |
|---|---|---|---|
| Hoàn thiện API thanh toán | Lan | Thứ Sáu tuần sau (17/07) | "Lan lo phần API... xong trước thứ Sáu tuần sau" |
| Nhận owner cho design system | CHƯA RÕ | CHƯA RÕ | "design system thì chưa ai nhận" |
Prompt mẫu (bản trích xuất chặt)
Bạn là trợ lý trích xuất action item cho PM. Đọc BIÊN BẢN SẠCH dưới đây.
Trả về đúng 2 phần dạng bảng Markdown:
A) QUYẾT ĐỊNH
Cột: Nội dung quyết định | Người chốt | Câu nguồn (trích nguyên văn)
B) ACTION ITEMS
Cột: Việc (bắt đầu bằng động từ) | Owner | Hạn (ngày cụ thể) | Ưu tiên (Cao/TB/Thấp) | Câu nguồn (trích nguyên văn)
QUY TẮC BẮT BUỘC:
1. Mỗi mục PHẢI có câu nguồn trích nguyên văn từ biên bản. Nếu không tìm được câu nguồn → KHÔNG tạo mục đó.
2. Không suy diễn owner hay hạn. Không rõ → ghi "CHƯA RÕ — cần chốt".
3. Nếu một câu quyết định tạo ra việc phải làm, tách rõ: quyết định vào (A), việc vào (B).
4. Chuyển hạn tương đối ("thứ Sáu tuần sau") thành ngày cụ thể, biết hôm nay là [NGÀY].
Biên bản:
"""
[dán biên bản sạch]
"""
Các bước làm
- Dùng biên bản sạch từ Bài 2 làm đầu vào (không dùng transcript thô — nhiễu sẽ làm AI trích sai).
- Khai báo ngày hôm nay để AI quy đổi hạn tương đối sang ngày cụ thể.
- Chạy prompt trích xuất chặt.
- Kiểm định bằng câu nguồn: đọc lướt cột "Câu nguồn" — nếu câu nguồn không thật sự chứng minh action item, xóa/sửa mục đó.
- Xử lý các "CHƯA RÕ": gom lại thành 1 danh sách câu hỏi để hỏi cuối họp hoặc nhắn ngay trên Slack.
- Đối chiếu checklist Action Item chuẩn (Bài 1): đủ Việc/Owner/Hạn/Bối cảnh chưa.
Template tái dùng: bảng "Sổ quyết định & Action"
### QUYẾT ĐỊNH (Decision Log)
| # | Quyết định | Người chốt | Ngày | Lý do/Bối cảnh |
|---|-----------|-----------|------|----------------|
### ACTION ITEMS
| # | Việc | Owner | Hạn | Ưu tiên | Trạng thái | Link công cụ |
|---|------|-------|-----|---------|-----------|--------------|
Duy trì một "Decision Log" xuyên suốt dự án là vũ khí mạnh nhất chống lại tranh cãi "đã chốt gì".
Sai lầm thường gặp
- AI bịa owner (ảo giác nghiêm trọng nhất): AI thấy tên ai đó trong họp là gán bừa. Quy tắc "phải có câu nguồn" là hàng rào chính; luôn kiểm tra cột câu nguồn.
- Hạn mơ hồ trôi qua: để AI ghi "sớm", "tuần tới" mà không quy đổi ngày → không nhắc được. Luôn ép ngày cụ thể.
- Gộp quyết định và action làm một: khiến Decision Log lẫn lộn. Tách rõ hai loại.
- Owner là "cả team": việc không ai chịu trách nhiệm = việc không ai làm. Ép đúng một owner.
- Rò rỉ khi trích xuất trên tool công cộng: nếu action item chứa tên khách hàng/đối tác, cân nhắc ẩn danh trước khi dán (Bài 8).
- Phụ thuộc quá mức: đừng bỏ bước hỏi lại các "CHƯA RÕ" chỉ vì lười — đó chính là các action item sẽ rơi rớt.