Vấn đề của PM
Tạo ticket xong không có nghĩa việc sẽ xong. Phần mệt mỏi nhất là follow-up: đi hỏi từng người "task hôm trước sao rồi", nhắc nhẹ nhàng nhưng không cằn nhằn, và làm việc đó đều đặn mà không quên. PM thường bỏ khâu này vì ngại hoặc bận, và đó là lý do action item quá hạn âm thầm.
AI làm gì
AI soạn tin nhắn nhắc việc cá nhân hóa theo từng owner, đúng giọng điệu (nhắc nhẹ, khẩn, hay chỉ hỏi thăm), và tổng hợp việc quá hạn để bạn biết cần đẩy ai. Bạn cung cấp trạng thái hiện tại (từ Jira/Notion export), AI biến thành các tin nhắn sẵn-để-gửi.
Ví dụ cụ thể
Bạn export trạng thái: 3 việc quá hạn, 2 việc sắp đến hạn. AI soạn cho mỗi owner một tin riêng: với người quá hạn 5 ngày → giọng khẩn hơn kèm hỏi có blocker gì; với người sắp đến hạn → nhắc nhẹ + hỏi cần hỗ trợ không. Bạn đọc, chỉnh giọng nếu cần, gửi.
Prompt mẫu
Bạn là trợ lý follow-up cho PM. Dưới đây là trạng thái action item (từ Jira export).
Với MỖI owner, soạn 1 tin nhắn Slack ngắn (2-4 câu), tiếng Việt, lịch sự và tôn trọng:
- Việc QUÁ HẠN: hỏi trạng thái + có blocker gì cần tôi gỡ không (giọng quan tâm, KHÔNG trách móc).
- Việc SẮP ĐẾN HẠN (trong 2 ngày): nhắc nhẹ + đề nghị hỗ trợ.
- Nêu rõ tên việc và hạn.
Cuối cùng, xuất bảng ưu tiên cho tôi: việc nào rủi ro nhất (quá hạn lâu + ưu tiên cao) cần tôi đích thân đẩy.
QUY TẮC: chỉ dùng dữ liệu dưới đây; không bịa trạng thái; nếu thiếu thông tin thì hỏi.
TRẠNG THÁI:
[dán export: Việc | Owner | Hạn | Trạng thái | Ưu tiên]
Các bước làm
- Export trạng thái action item từ Jira/Notion (hoặc dán Sổ Action cập nhật).
- Chạy prompt follow-up để sinh tin nhắn theo owner + bảng ưu tiên.
- Đọc & điều chỉnh giọng: quan hệ với từng người khác nhau; sửa cho hợp văn hóa team.
- Gửi tin nhắn (thủ công hoặc qua kênh phù hợp — cân nhắc nhắn riêng vs kênh chung).
- Cập nhật Sổ Action theo phản hồi (blocker mới → có thể thành action item mới).
- Lặp theo nhịp cố định: 2 lần/tuần là hợp lý cho hầu hết team.
Template tái dùng: "Chính sách nhắc việc"
NHỊP NHẮC: Thứ Ba & Thứ Năm, 10h sáng
KÊNH: nhắn riêng cho việc quá hạn; kênh #product cho digest chung
GIỌNG ĐIỆU:
- Sắp đến hạn: nhắc nhẹ + đề nghị hỗ trợ
- Quá hạn <3 ngày: hỏi blocker
- Quá hạn >3 ngày HOẶC ưu tiên cao: PM đích thân trao đổi 1:1
LEO THANG: quá hạn >1 tuần + ưu tiên cao → báo lead/đưa vào risk review
Sai lầm thường gặp
- Tin nhắn AI nghe như robot đòi nợ: giọng máy móc làm hỏng quan hệ. Luôn chỉnh cho "con người" và tôn trọng; nhắc việc là để gỡ blocker, không phải để trách.
- AI bịa trạng thái (ảo giác): nếu export thiếu, AI có thể tự "đoán" việc đã xong/chưa. Bắt buộc "chỉ dùng dữ liệu được cung cấp"; kiểm tra vài mục ngẫu nhiên với thực tế.
- Tự động gửi tin không kiểm duyệt: agent tự nhắn hàng loạt có thể gửi nhầm người, sai giọng, gây khó chịu. Luôn để PM duyệt trước khi gửi, ít nhất đến khi thật tin cậy.
- Rò rỉ dữ liệu: export trạng thái có thể chứa tên dự án/khách hàng nhạy cảm. Cẩn thận khi dán vào tool công cộng.
- Phụ thuộc quá mức: nếu chỉ dựa vào tin nhắn tự động, bạn mất tín hiệu tinh tế (ai đang quá tải, ai cần giúp). Việc quá hạn ưu tiên cao vẫn cần bạn trao đổi trực tiếp.
- Nhắc quá dày: spam nhắc mỗi ngày làm team phản cảm và bơ luôn. Giữ nhịp hợp lý.