Truyền đạt khác với xin đồng thuận
Bài 9 dạy kể cùng một roadmap theo ba cách cho lãnh đạo, sales và đội. Đó là truyền đạt một roadmap đã chốt. Bài này nói về bước trước đó: khi roadmap còn là đề xuất, và bạn cần những người có quyền phủ quyết đồng ý với nó.
Hai việc này khác nhau ở một điểm: khi xin đồng thuận, bạn đang xin người khác từ bỏ một thứ. Sales từ bỏ một tính năng đã hứa với khách. Tài chính chấp nhận một khoản chi chưa ra doanh thu. Kỹ thuật chấp nhận hoãn một đợt dọn hệ thống. Một bài trình bày hay không đủ; bạn cần một quy trình ba giai đoạn.
flowchart TD
A[Trước họp, gặp riêng từng người] --> B[Trong họp, trình bày và nhận phản đối]
B --> C[Cuối họp, chốt quyết định rõ ràng]
C --> D[Sau họp, gửi biên bản quyết định]
D --> E[Theo dõi và báo lại khi có thay đổi]Trước họp, không ai nên bất ngờ
Quy tắc quan trọng nhất: không có ai trong phòng nghe điều quan trọng lần đầu. Một người bị bất ngờ trước đám đông sẽ phản đối để giữ thể diện, kể cả khi họ có thể đồng ý nếu được nghe riêng.
Gặp riêng từng người có quyền phủ quyết, 20-30 phút, với ba câu hỏi:
- Điều gì trong đề xuất này khiến anh chị lo nhất?
- Nếu chỉ được đổi một điều, anh chị đổi gì?
- Anh chị cần thấy gì để ủng hộ trong buổi họp?
Trong họp, cấu trúc bài trình bày
| Phần | Nội dung | Thời lượng gợi ý |
|---|---|---|
| Bối cảnh | Con số đang xấu đi và vì sao phải đổi | 3 phút |
| Đề xuất | Outcome quý tới và cách chia năng lực | 5 phút |
| Không làm | Những gì bị hoãn và cái giá của việc hoãn | 3 phút |
| Rủi ro | Điều có thể sai và cách ta sẽ biết sớm | 3 phút |
| Quyết định cần xin | Một câu hỏi có hoặc không cho cả phòng | 1 phút |
Nhận phản đối
Phản đối thường thuộc một trong ba loại, và mỗi loại cần cách trả lời khác:
| Loại phản đối | Dấu hiệu | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Thiếu thông tin | "Sao lại 20% cho nền tảng?" | Đưa dữ liệu, đừng tranh luận |
| Khác giá trị ưu tiên | "Doanh thu quý này quan trọng hơn" | Nói rõ đánh đổi, để người có quyền quyết |
| Lo ngại ẩn | Phản đối chi tiết nhỏ liên tục | Hỏi riêng sau họp điều họ thật sự lo |
Ví dụ, BếpNhà xin duyệt tỷ lệ 4D
PM trưởng BếpNhà (công ty giả định từ Bài 11) đề xuất chia 240 tuần-người quý tới thành 96 việc mới, 72 cải tiến, 48 nền tảng, 24 cược dài hạn. Khi gặp riêng:
- Trưởng sales lo vì tích hợp cho chuỗi quán bị hoãn. PM tách ra một phần nhỏ (8 tuần-người trong 96 của việc mới) để làm báo cáo gộp nhiều chi nhánh, đủ để sales giữ hai khách chuỗi đang đàm phán.
- Giám đốc tài chính hỏi vì sao chi 24 tuần-người cho cược nhận đơn qua Zalo. PM thêm mốc dừng: sau 6 tuần, nếu dưới 30 trong 200 quán thử nhận ít nhất một đơn mỗi ngày, cược dừng và 2 kỹ sư quay về đội cải tiến.
- CTO ủng hộ ngay vì sự cố máy in giờ trưa đã lặp lại 9 lần trong quý.
Chốt và giữ quyết định
- Một câu hỏi, một quyết định. Không kết thúc họp bằng "mọi người suy nghĩ thêm nhé".
- Đồng ý dù không hoàn toàn đồng tình. Người phản đối có thể nói "tôi không đồng tình nhưng tôi cam kết làm theo". Ghi nhận điều đó công khai.
- Biên bản quyết định trong 24 giờ. Gồm điều đã quyết, điều bị hoãn, mốc xem lại và người phản đối kèm lý do.
Làm ngay
- Liệt kê những người có quyền phủ quyết roadmap của bạn và điều mỗi người có thể mất.
- Đặt lịch gặp riêng từng người trước buổi trình bày, mang theo ba câu hỏi ở trên.
- Viết phần "Không làm" cho roadmap của bạn, kèm cái giá của mỗi mục bị hoãn.
- Viết câu hỏi quyết định cuối cùng thành một câu trả lời được bằng có hoặc không.