Hai cách báo cáo sai
Hứa chắc để được phê duyệt. "Hệ thống sẽ tự động xử lý hoá đơn, giảm 90% công việc nhập liệu." Câu này giúp bạn qua cuộc họp phê duyệt và tạo ra một khoản nợ bạn sẽ trả ở tháng thứ tư, khi con số thật là 60% và ai đó mở lại biên bản.
Nói quá nhiều về sự không chắc chắn. "Đây là công nghệ xác suất, kết quả phụ thuộc nhiều yếu tố, khó cam kết con số." Đúng về mặt kỹ thuật, và nó khiến hội đồng kết luận bạn không kiểm soát được việc mình đang làm. Dự án không được cấp vốn.
Cách thứ ba: cam kết phần bạn kiểm soát được, nói rõ phần bạn đang đánh cược, và cho thấy bạn biết khi nào dừng.
Khuôn báo cáo bốn phần
> Giá trị cam kết được. Nhóm hoá đơn PDF gốc chiếm 60% lưu lượng. Với nhóm này chúng tôi cam kết tự động hoá, tiết kiệm khoảng 20 giờ công/tháng. Con số này không phụ thuộc vào phần nghiên cứu. > > Phần đang đánh cược. Nhóm ảnh chụp chất lượng kém (10% lưu lượng) hiện đạt 62%. Chúng tôi cấp 2 người trong 3 tuần để thử đưa lên 75%. Nếu không đạt, nhóm này giữ ở người làm và chúng tôi không xin thêm. > > Cách chúng tôi biết. Chất lượng đo hằng tuần trên bộ 200 hoá đơn thật. Kết quả gửi anh/chị mỗi tháng, theo từng nhóm, không chỉ con số tổng. > > Điều xảy ra nếu xấu đi. Nếu chất lượng tụt dưới ngưỡng, hệ thống tự chuyển về chế độ toàn bộ qua người duyệt. Chúng ta mất phần tiết kiệm, không mất tính đúng đắn của sổ sách.
Phần bốn là phần khiến hội đồng yên tâm nhất, và là phần hầu như không ai trình bày. Nó trả lời câu hỏi thật của người phê duyệt: rủi ro xấu nhất là gì. Và câu trả lời "mất phần tiết kiệm, không mất tính đúng đắn" là một câu trả lời người ta chấp nhận được.
Ba câu hỏi bạn sẽ bị hỏi
"Tại sao không đảm bảo 100%?"
> "Ở mức đó hệ thống phải chuyển gần như mọi ca cho người xem, nên không tiết kiệm gì. Thiết kế hiện tại đặt ở điểm tiết kiệm lớn nhất mà kiểu sai nghiêm trọng vẫn bằng không — kiểu sai đó bị chặn bằng phép kiểm số học, không bằng tỉ lệ."
Câu trả lời này chuyển cuộc đối thoại từ "đủ tốt chưa" sang "đánh đổi ở đâu", và đó là cuộc đối thoại đúng.
"Đối thủ nói họ đạt 99%."
> "Trên bộ ca nào? Con số chất lượng không so được nếu không cùng bộ ca và cùng cách chia nhóm. Chúng tôi công bố bộ ca và kết quả theo nhóm, chính vì lý do đó."
Đây là câu trả lời mạnh vì nó đúng: một con số chất lượng không kèm bộ ca là một con số không kiểm chứng được — kể cả con số của bạn.
"Bao giờ xong?"
> "Phần xây dựng: tháng 3, cam kết được. Ra mắt nhóm A: khi đạt ngưỡng, dự kiến tháng 4. Nhóm C: đây là nghiên cứu, tôi không đưa ngày — tôi đưa giới hạn: 3 tuần, và phương án nếu không đạt."
Chia ba như vậy cho thấy bạn phân biệt được phần kiểm soát được và phần không — và đó là điều làm nên sự tin cậy, không phải sự tự tin.
Điều nên báo cáo hằng tháng
Bốn dòng, và dòng cuối là dòng quan trọng:
| Dòng | Nội dung |
|---|---|
| Chất lượng theo nhóm | Con số tuần này so với tháng trước, theo từng nhóm |
| Sai âm thầm | Con số, và luôn so với ngưỡng cứng |
| Chi phí vận hành | Tiền tính toán + giờ người duyệt |
| Điều chúng tôi học được và đã đổi | Một hoặc hai dòng |
Điều không nên làm khi con số xấu
Đừng làm mượt. Nếu chất lượng tụt hoặc khoản cược không đạt, báo đúng như nó là, kèm phương án đã ghi từ trước. Lý do thực dụng: bạn sẽ báo tin xấu nhiều lần trong nhiều năm, và giá trị của bạn với hội đồng nằm ở chỗ con số của bạn đáng tin — không nằm ở chỗ con số của bạn luôn đẹp.
Một cách nói đã có sẵn phương án: "Khoản cược R-03 không đạt, đúng như phương án đã ghi, nhóm C giữ ở người làm. Hai người đã chuyển sang hoàn thiện hàng chờ cho nhóm B, ra mắt sớm hơn một tuần." Đó là một báo cáo tin xấu mà vẫn cho thấy kiểm soát.
Làm ngay
Viết lại báo cáo dự án AI hiện tại theo khuôn bốn phần. Chú ý phần một: giá trị nào bạn cam kết được mà không phụ thuộc nghiên cứu? Nếu không có phần đó, dự án của bạn đang đặt toàn bộ giá trị lên một khoản cược — và đó là điều cần biết trước khi hội đồng biết.