Jira & Confluence — Bộ đôi công cụ không thể thiếu của BA
Trong thực tế tại các công ty công nghệ Việt Nam (từ startup Tiki, MoMo cho đến các công ty outsource), Jira và Confluence gần như là tiêu chuẩn để quản lý yêu cầu và tài liệu dự án. Buổi học này giúp bạn thành thạo cả hai công cụ ngay từ góc độ BA — người viết requirement, người giao tiếp giữa business và dev.
---
1. Jira — Cấu trúc issue types
Jira tổ chức công việc theo phân cấp issue types:
| Cấp độ | Issue Type | Ví dụ thực tế |
|---|---|---|
| Lớn nhất | Epic | "Tính năng thanh toán ví MoMo" |
| Trung bình | Story (User Story) | "Là người dùng, tôi muốn liên kết thẻ ngân hàng để nạp tiền" |
| Nhỏ | Task | "Thiết kế màn hình nhập số thẻ" |
| Lỗi | Bug | "OTP không gửi đến số điện thoại Viettel" |
| Chặn tiến độ | Blocker / Sub-task | "Chờ API từ team Ngân hàng" |
> Lưu ý cho BA: Khi viết Story, luôn dùng format INVEST (Independent, Negotiable, Valuable, Estimable, Small, Testable). Tránh viết story kiểu "Dev làm màn hình A" — đây là task, không phải story.
---
2. Jira Workflow — Trạng thái của một issue
Mỗi issue di chuyển qua các trạng thái (status). Workflow phổ biến:
To Do → In Progress → In Review (Code Review) → Testing → Done
Một số team thêm trạng thái "Blocked" hoặc "BA Review" — đây là nơi BA xác nhận story đã đủ chi tiết trước khi dev bắt đầu.
BA cần làm gì ở từng trạng thái?
- To Do: Đảm bảo Acceptance Criteria đã đầy đủ, mockup đã link.
- In Review / Testing: Phối hợp QA verify theo AC.
- Done: Cập nhật tài liệu nếu có thay đổi trong lúc dev.
3. Board — Scrum vs. Kanban
Scrum Board hoạt động theo sprint (thường 2 tuần). Backlog được kéo vào sprint planning, team cam kết hoàn thành sprint goal. Phù hợp với dự án có scope rõ ràng và release định kỳ.
Kanban Board không có sprint, work item liên tục chảy từ trái sang phải. Phù hợp với support team, maintenance, hoặc team nhỏ startup cần linh hoạt.
> Ví dụ VN: Team Product của một fintech startup ở TP.HCM thường dùng Scrum Board với sprint 2 tuần. Team Customer Support cùng công ty đó dùng Kanban để xử lý ticket liên tục.
---
4. Backlog Grooming / Refinement
Backlog Refinement (hay còn gọi là Grooming) là buổi họp định kỳ (thường 1 lần/tuần, 1–1.5 giờ) để:
- Làm rõ các story chưa rõ (BA giải thích, bổ sung AC)
- Ước lượng story points (team vote bằng Planning Poker)
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên backlog (PO quyết định, BA hỗ trợ data)
- Tách nhỏ epic thành story nếu cần
Quy tắc "Definition of Ready" (DoR) — Story được coi là Ready khi:
- Có user story đúng format
- Có ít nhất 3 Acceptance Criteria
- Mockup/wireframe đã được link
- Không phụ thuộc vào issue chưa done
- Team có thể ước lượng được
5. Confluence — Không gian tài liệu dự án
Nếu Jira là nơi theo dõi công việc, Confluence là nơi lưu trữ tri thức:
| Loại tài liệu | Nơi để ở Confluence |
|---|---|
| BRD (Business Requirements Doc) | Space: Product / Page: Requirements |
| PRD (Product Requirements Doc) | Space: Product / Page: Features |
| Meeting notes (họp stakeholder) | Space: Meetings |
| Quy trình nghiệp vụ | Space: Business Process |
| FAQ nội bộ | Space: Knowledge Base |
Space: Dự án App Học Tiếng Anh
├── Requirements
│ ├── Epic: Flashcard
│ └── Epic: Progress Tracking
├── Meeting Notes
│ ├── 2026-07-01 Họp kick-off
│ └── 2026-07-15 Sprint Review
└── Research
└── User Interview Insights
Tip: Link Confluence page vào Jira story bằng trường "Confluence Pages" để team không phải tìm tài liệu ở nhiều nơi.
---
Tự luyện
- Tạo tài khoản Jira free (jira.atlassian.com) và tạo project Scrum. Tạo 1 Epic "Tính năng Đăng nhập", 3 Story bên trong, mỗi Story có 2–3 Acceptance Criteria.
- Mô phỏng 1 buổi Refinement với người bạn học: một người đóng vai BA giải thích story, người kia đặt câu hỏi như dev. Ghi lại những điểm còn mơ hồ.
- Vẽ workflow của một issue từ lúc BA viết cho đến lúc "Done" tại công ty bạn đang làm/thực tập. So sánh với workflow mẫu trong bài.