Hợp đồng năm và trả trước

Trả trước cải thiện dòng tiền — và giấu đi một vấn đề

Khách trả trước cả năm là tin tốt cho dòng tiền: bạn có tiền ngay, không phải lo thu hằng tháng, và rủi ro nợ xấu gần bằng không.

Nhưng nó giấu đi vấn đề giữ chân khách trong 12 tháng. Một khách trả trước vẫn có thể ngừng dùng sản phẩm từ tháng thứ hai — bạn chỉ không biết cho tới lúc gia hạn.

Với doanh thu trả hằng tháng, khách rời đi báo hiệu ngay. Với trả trước năm, bạn nhận tín hiệu muộn 11 tháng.

Chiết khấu bao nhiêu cho trả trước

Mức phổ biến là 15–20%, nhưng con số đúng phụ thuộc vào chi phí vốn của bạn.

Phép tính đơn giản: nếu bạn phải vay với lãi suất 12%/năm, thì nhận trước 100 triệu tương đương tiết kiệm khoảng 6 triệu lãi (trung bình nửa năm). Chiết khấu 6% là hoà vốn thuần về dòng tiền.

Phần chiết khấu vượt trên mức hoà vốn đó là bạn trả cho sự chắc chắn — và nó đáng, nhưng hãy biết mình đang mua gì:

Theo dõi gia hạn tách khỏi doanh thu

Đây là điều quan trọng nhất trong bài này.

Nếu bạn chỉ nhìn doanh thu, một công ty bán trả trước năm có thể trông rất khoẻ trong khi tỉ lệ khách thật sự quay lại đang giảm — vì doanh thu năm nay đến từ hợp đồng ký năm ngoái.

Ba chỉ số cần tách riêng:

• Tỉ lệ gia hạn theo số khách — bao nhiêu phần trăm khách đến hạn đã gia hạn
• Tỉ lệ gia hạn theo giá trị — tiền, vì mất một khách lớn khác mất một khách nhỏ
• Mức độ sử dụng trong 3 tháng trước hạn — chỉ báo sớm nhất; khách sắp không gia hạn thường đã ngừng dùng từ nhiều tháng trước

Chỉ số thứ ba là chỉ số hành động được. Hai chỉ số đầu chỉ cho bạn biết chuyện đã rồi.

Cảnh báo sớm: nhìn mức dùng, không nhìn hợp đồng

Một khách trả trước năm, dùng đều trong 3 tháng đầu, rồi giảm dần và gần như im lặng từ tháng thứ 6. Hợp đồng vẫn còn hiệu lực. Doanh thu vẫn ghi nhận.

Khách đó gần như chắc chắn sẽ không gia hạn, và bạn có 6 tháng để làm gì đó — nếu ai đó đang theo dõi.

Dựng một cảnh báo đơn giản: khách trả trước mà mức dùng giảm quá 50% so với 3 tháng đầu thì báo cho người phụ trách tài khoản. Việc này rẻ và nó cứu được những hợp đồng mà không ai biết là đang mất.

Hợp đồng nhiều năm

Hợp đồng 2–3 năm cho bạn sự chắc chắn lâu hơn, nhưng thêm hai rủi ro:

• Bạn khoá giá của mình lại. Nếu sản phẩm tốt lên nhiều trong hai năm, bạn vẫn bán ở giá cũ. Giải pháp: điều khoản tăng giá theo năm, thường 3–7%, viết sẵn trong hợp đồng.
• Khách khoá bạn lại. Họ có ít động lực để gắn bó hằng ngày, vì họ đã cam kết. Nghịch lý: hợp đồng dài đôi khi làm quan hệ lỏng hơn.

Với hợp đồng nhiều năm, nhịp rà soát định kỳ quan trọng hơn hẳn — nó thay thế tín hiệu mà việc gia hạn hằng năm vốn tạo ra.

Ví dụ

Công ty phần mềm 40 khách doanh nghiệp, tất cả trả trước năm. Doanh thu tăng đều 30%/năm trong hai năm. Ban lãnh đạo hài lòng.

Năm thứ ba, doanh thu đứng im. Lý do: tỉ lệ gia hạn thật ra đã giảm từ 91% xuống 68% trong suốt hai năm trước đó — nhưng vì khách mới ký bù vào, tổng doanh thu vẫn tăng và không ai tách hai con số đó ra.

Phát hiện muộn hai năm. Nếu theo dõi tỉ lệ gia hạn riêng, vấn đề đã lộ ra từ quý thứ ba.

Làm ngay

Tính xem trả trước năm cần chiết khấu bao nhiêu để hoà vốn dòng tiền với chi phí vốn thật của bạn. Rồi kiểm một việc: bạn có đang theo dõi tỉ lệ gia hạn tách khỏi doanh thu không? Nếu không, đó là việc tuần này.

Ba thời điểm nên chạm vào khách trả trước

Vì bạn mất tín hiệu hằng tháng, hãy tạo ra tín hiệu theo lịch:

Tháng 10 là mốc quan trọng nhất. Bắt đầu nói về gia hạn ở tháng 12 là quá muộn để làm gì khác ngoài đàm phán giá.