Mỗi lần nhận thêm việc là một lần từ chối việc khác
Bạn không thể làm hết, vì vậy câu hỏi không phải là "có từ chối hay không" mà là "từ chối có chủ đích hay không". Khi bạn nhận một yêu cầu mới mà không bỏ gì, bạn đang ngầm nói không với một thứ khác: chất lượng của việc đang làm, thời gian của đội, hoặc buổi tối của chính bạn. Từ chối rõ ràng tốt hơn từ chối ngầm, vì người kia biết để điều chỉnh.
Với người làm sản phẩm, nói không còn là một phần của công việc. Một backlog mà mọi thứ đều "có" là một backlog không có ưu tiên.
Bốn cách nói không phải chỉ là "không"
| Câu trả lời | Khi nào dùng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Không | Yêu cầu không phù hợp mục tiêu, hoặc không có giá trị đủ lớn | "Việc này không nằm trong mục tiêu quý này, nên mình sẽ không làm." |
| Chưa | Yêu cầu hợp lý nhưng chưa phải lúc | "Mình ghi nhận, sẽ xem lại khi lên kế hoạch quý sau." |
| Có, nếu | Có thể làm, với một điều kiện | "Làm được nếu chấp nhận lùi luồng hoàn tiền một tuần." |
| Có, thay cho | Có thể đổi chỗ với việc khác | "Mình làm việc này thay cho báo cáo tuần, được không?" |
Với sếp — trong môi trường có thứ bậc
Ở nhiều công ty, nói "không" thẳng với người trên là khó, và đôi khi không phù hợp. Cách hiệu quả hơn là đưa lựa chọn và nhờ sếp quyết ưu tiên. Bạn không từ chối, bạn cho sếp thấy cái giá, rồi để người có quyền quyết định.
Anh Đức nhờ Trang chuẩn bị bản demo cho đối tác vào thứ Năm. Tuần đó Trang đã có ba việc chính. Thay vì nhận rồi làm đến khuya, cô trả lời:
"Dạ em nhận được ạ. Tuần này em đang có ba việc: spec hoàn tiền, dữ liệu đặt lịch, buổi review với chị Hạnh. Nếu làm demo thứ Năm, em đề xuất lùi buổi review sang tuần sau. Hoặc em làm bản demo gọn hơn, chỉ luồng đặt lịch. Anh muốn ưu tiên thế nào ạ?"
Câu này giữ được sự tôn trọng, cho thấy Trang sẵn sàng, và đặt quyết định về đúng chỗ. Phần lớn người quản lý sẽ chọn một phương án. Nếu sếp nói "làm hết", bạn có thông tin quan trọng: ưu tiên chưa rõ, và đó là cuộc trò chuyện cần có tiếp, có thể trong buổi 1:1.
Với stakeholder — cho yêu cầu một lối vào
Trang có 37 yêu cầu đang mở. Phần lớn đến qua tin nhắn riêng, qua hành lang, qua những câu "em xem giúp chị cái này nhé". Mỗi yêu cầu nhỏ, nhưng không có chỗ để đặt chúng cạnh nhau, nên cô không thể nói không với cái nào.
Cách cô xử lý:
- Một lối vào. Mọi yêu cầu đi qua một biểu mẫu ngắn: vấn đề là gì, ai bị ảnh hưởng, cần khi nào, nếu không làm thì sao.
- Một nhịp xem xét. Mỗi thứ Hai, 30 phút đọc các yêu cầu mới và xếp vào "làm", "chưa" hoặc "không".
- Trả lời mọi yêu cầu. Kể cả "không" cũng được trả lời, kèm lý do một câu. Im lặng tệ hơn từ chối.
- Công khai tiêu chí. Stakeholder biết yêu cầu được xếp theo mục tiêu quý, nên ít cảm thấy bị từ chối vì quan hệ.
Kịch bản cho những tình huống khó
| Tình huống | Câu có thể dùng |
|---|---|
| Bị hỏi gấp trong hành lang | "Mình muốn trả lời cho đúng. Bạn gửi qua biểu mẫu nhé, thứ Hai mình xem." |
| Yêu cầu đến từ người cấp cao hơn sếp | "Dạ em ghi nhận ạ. Em sẽ trao đổi với anh Đức về thứ tự ưu tiên và báo lại chị trong hôm nay." |
| Bị nài "chỉ năm phút thôi" | "Năm phút thì được. Nếu cần lâu hơn, mình hẹn sang chiều mai nhé." |
| Người kia không vui khi nghe "chưa" | "Mình hiểu việc này quan trọng với bạn. Mình hẹn xem lại ngày 15, và sẽ báo bạn trước." |
| Được giao thêm khi đang quá tải | "Em muốn nhận, nhưng nếu nhận thì việc nào nên lùi ạ?" |
Với chính mình — người khó từ chối nhất
Nhiều yêu cầu khó từ chối nhất đến từ bên trong:
- "Để mình làm luôn cho nhanh, giải thích cho người khác mất công hơn."
- "Spec này cần thêm một lượt nữa mới gửi được."
- "Mình nên trả lời ngay để mọi người thấy mình có trách nhiệm."
Khi nói không thực sự không được
Có những giai đoạn bạn không thể từ chối: ra mắt lớn, sự cố nghiêm trọng, một quyết định từ ban lãnh đạo. Khi đó, hãy làm cho giai đoạn đó có giới hạn: nó kéo dài bao lâu, sau đó đội được nghỉ bù thế nào. Một tuần cao điểm có kết thúc khác hẳn một trạng thái cao điểm không có hồi kết.
Làm ngay
Liệt kê mọi việc bạn đã nhận trong hai tuần qua. Với mỗi việc, ghi lại bạn đã trả lời theo kiểu nào trong bốn kiểu ở trên, và nó lẽ ra nên là kiểu nào. Chọn một việc lẽ ra là "chưa" hoặc "có, nếu" và chuẩn bị câu trả lời cho lần tương tự tới. Nếu bạn chưa có lối vào cho yêu cầu của stakeholder, phác thảo một biểu mẫu bốn câu hỏi.