Hai bản ghi cuối: người chịu trách nhiệm về thư viện trước nhà trường, và người sẽ phải vận hành hệ thống sau khi nhóm sinh viên ra trường. Hai người này ít khi đứng ở quầy, nên cách họ nói về vấn đề sẽ khác hẳn bốn người trước. Đọc xong bản này là bạn đã có đủ sáu buổi; đừng mở bài 6 trước khi nộp bài.
Phỏng vấn thầy Phong
Thứ Ba, 20/10/2026, tại văn phòng Trưởng thư viện, tầng 4, khoảng 40 phút. Người phỏng vấn: Thu Hà; Quốc Đạt ghi chép. Thầy Phong là Trưởng Thư viện trung tâm, người đề xuất dự án với Ban Giám hiệu và là người duyệt kết quả. Thầy đồng ý cho ghi âm, đề nghị nhóm gửi biên bản sau buổi.
Người phỏng vấn: Dạ, em cảm ơn thầy đã nhận lời. Trước tiên thầy có thể cho biết vì sao thư viện muốn làm ứng dụng đặt phòng ở thời điểm này?
Thầy Phong: Cảm ơn các em. Lý do thứ nhất là nhà trường đang đẩy mạnh chuyển đổi số, các đơn vị đều phải có sản phẩm cụ thể trong năm học này. Lý do thứ hai, thực tế hơn, là phòng học nhóm đang quá tải vào những thời điểm nhất định. Tôi nói "nhất định" là có ý. Ngày thường thì tám phòng tương đối đủ. Nhưng mùa thi thì nhu cầu tăng gấp ba, sinh viên xếp hàng từ sáng sớm, và những quy tắc mình áp dụng ngày thường không còn phù hợp nữa.
Người phỏng vấn: Thầy có thể nói rõ hơn về quy tắc mùa thi không ạ?
Thầy Phong: Hiện nay, trong tuần thi, thư viện áp dụng tối đa một lượt mỗi ngày cho mỗi sinh viên, và chỉ mở đặt trước ba ngày, để không ai giữ chỗ quá xa. Quy định này tôi ký từ năm ngoái. Tuy vậy, áp dụng bằng sổ giấy thì cô Mai phải tự nhớ hôm nào là tuần thi, em nào đã đặt rồi. Rất dễ sót.
Người phỏng vấn: Dạ. Vậy chắc thầy muốn ưu tiên sinh viên năm cuối trong mùa thi ạ?
Thầy Phong: Không, tôi không nói vậy. Tôi không muốn có ưu tiên theo năm học, vì sinh viên năm nhất cũng thi. Điều tôi muốn là công bằng và có kỷ luật. Em ghi rõ giúp tôi chỗ này.
Người phỏng vấn: Dạ, em ghi lại. Thầy nói tới kỷ luật, thầy có thể nói cụ thể hơn?
Thầy Phong: Tình trạng đặt rồi không đến là có thật, cô Mai báo với tôi nhiều lần. Hiện nay quá 15 phút không đến nhận phòng thì thủ thư được nhả cho người khác, đó là quy định chung. Nhưng như vậy là chưa đủ răn đe. Tôi đề xuất: vắng hai lần không báo thì khóa quyền đặt hai tuần. Có ứng dụng thì việc này làm được tự động, không ai phải nhớ, không ai phải mang tiếng.
Người phỏng vấn: Dạ. Ngoài sinh viên, thầy có muốn ai khác dùng được phòng không ạ?
Thầy Phong: Có, và điều này quan trọng với tôi. Thư viện không chỉ phục vụ sinh viên đang học. Cựu sinh viên đăng ký thẻ thư viện để ôn thi cao học, nghiên cứu viên thỉnh giảng từ các trường bạn sang làm việc vài tháng, họ cũng cần đặt được phòng để họp nhóm. Năm ngoái có một đoàn nghiên cứu từ Huế, cô Mai phải ghi tên bằng tay vì họ không có mã sinh viên. Ứng dụng làm ra mà những người này không dùng được thì tôi không chấp nhận.
Người phỏng vấn: Dạ, em hiểu. Thầy có quan tâm tới số liệu sử dụng không ạ?
Thầy Phong: Rất quan tâm. Mỗi tháng tôi phải nộp báo cáo sử dụng phòng cho nhà trường, số liệu cô Mai đếm tay từ sổ. Cô Mai làm việc cẩn thận, nhưng tôi biết cô mất nhiều thời gian, và tôi cũng không chắc con số chính xác. Khi đề xuất xin thêm phòng hay xin thay thiết bị, tôi cần số liệu đáng tin.
Người phỏng vấn: Thầy có kỳ vọng gì về thời gian không ạ?
Thầy Phong: Tôi mong học kỳ sau có thể chạy thử ở vài phòng. Không cần đầy đủ, nhưng phải đúng quy định. Tôi thà có ít chức năng mà đúng, còn hơn nhiều chức năng mà sai quy định của thư viện.
Người phỏng vấn: Dạ. Câu cuối ạ, nếu một năm nữa thầy nhìn lại và nói dự án này thành công, điều gì đã xảy ra?
Thầy Phong: Không còn sinh viên nào phản ánh với tôi rằng thấy phòng trống mà không vào được. Và báo cáo hàng tháng tôi bấm một nút là có. Hai điều đó thôi.
Người phỏng vấn: Em cảm ơn thầy. Nhóm sẽ gửi biên bản trong tuần.
Phỏng vấn anh Sơn
Thứ Năm, 22/10/2026, tại Phòng Công nghệ thông tin, tầng 2 nhà hành chính, khoảng 45 phút. Người phỏng vấn: Quốc Đạt; Thu Hà ghi chép. Anh Sơn là kỹ sư hệ thống của Phòng Công nghệ thông tin, phụ trách cổng thông tin sinh viên và hệ thống đăng nhập của trường. Anh đồng ý cho ghi âm nhưng đề nghị không ghi lại tên máy chủ và địa chỉ nội bộ.
Người phỏng vấn: Cảm ơn anh. Anh đang bận dự án gì mà nghe nói tuần này căng lắm?
Anh Sơn: Đợt đăng ký học phần, cổng thông tin chịu tải gấp mấy lần. Không sao, anh có 45 phút. Các em hỏi đi.
Người phỏng vấn: Dạ. Nếu nhóm làm ứng dụng đặt phòng cho thư viện, phần nào anh quan tâm nhất?
Anh Sơn: Ba chuyện: đăng nhập, dữ liệu, và ai vận hành sau khi các em ra trường. Anh nói thẳng, mấy năm nay có ba, bốn ứng dụng sinh viên làm cho các khoa, chạy được một học kỳ rồi bỏ đó, không ai vá lỗi bảo mật. Cuối cùng phòng anh phải tắt.
Người phỏng vấn: Về đăng nhập, chắc nhóm dùng đăng nhập bằng Google cho tiện đúng không anh?
Anh Sơn: Không. Cái này anh phải nói rõ. Chỉ đăng nhập bằng tài khoản trường, qua hệ thống đăng nhập một lần của trường, mình gọi là SSO. Không tạo tài khoản riêng, không lưu mật khẩu riêng, không đăng nhập bằng Google hay Facebook. Lý do đơn giản: tài khoản trường thì khi sinh viên tốt nghiệp hay nghỉ học, phòng anh khóa một chỗ là xong. Tài khoản riêng thì không ai quản, mật khẩu bị lộ là anh không biết.
Người phỏng vấn: Dạ. SSO của trường thì có những thông tin gì về người dùng ạ?
Anh Sơn: Mã số, họ tên, email trường, đơn vị. Đủ để biết em là ai. Các em xin đúng những trường cần thôi, đừng xin hết. Anh sẽ hỏi lại từng trường các em xin để làm gì.
Người phỏng vấn: Về dữ liệu, anh lo điều gì nhất ạ?
Anh Sơn: Lưu cái gì, lưu ở đâu, lưu bao lâu. Dữ liệu ai đặt phòng nào lúc nào, nghe thì vô hại, nhưng ghép lại là biết một người đi đâu mỗi ngày. Theo Nghị định 13 về bảo vệ dữ liệu cá nhân thì mình phải nói rõ mục đích. Các em đừng lưu số điện thoại hay thông tin thêm nếu không có lý do rõ ràng, có lý do thì ghi ra, anh duyệt. Máy chủ phải đặt ở trường, không đưa dữ liệu lên dịch vụ ngoài khi chưa có văn bản.
Người phỏng vấn: Dạ. Còn vận hành thì sao anh?
Anh Sơn: Các em giao mã nguồn, tài liệu cài đặt, tài liệu sao lưu. Phòng anh chỉ nhận vận hành những gì chạy trên nền tảng phòng anh đang dùng, PHP với MySQL. Các em mà dùng thứ gì lạ thì phải có lý do. Với lại nhật ký truy cập, ai sửa lịch, ai hủy lượt của người khác, phải ghi lại được.
Người phỏng vấn: Nhóm đang phân vân làm ứng dụng cài trên điện thoại hay làm trang web, anh nghĩ sao ạ?
Anh Sơn: Trang web, chạy tốt trên điện thoại. Đưa ứng dụng lên kho ứng dụng thì cần tài khoản nhà phát triển đứng tên trường, mỗi năm gia hạn, mỗi lần cập nhật phải chờ duyệt. Ừm, anh không cấm, nhưng anh chưa thấy lý do. Trang web thì sửa lỗi xong là mọi người dùng bản mới ngay.
Người phỏng vấn: Anh có nghĩ tới chuyện quẹt thẻ sinh viên để nhận phòng không ạ?
Anh Sơn: Thẻ sinh viên do một nhà cung cấp khác quản lý, có hợp đồng riêng. Tích hợp với bên đó mất cả năm giấy tờ. Năm đầu đừng tính chuyện đó. Anh nói vậy không phải để cản, mà để các em đừng hứa với thư viện cái mình không làm được.
Người phỏng vấn: Dạ. Câu cuối, anh có lời khuyên gì cho nhóm không ạ?
Anh Sơn: Gửi anh bản thiết kế trước khi viết dòng code đầu tiên. Đặc biệt phần đăng nhập và phần dữ liệu cá nhân. Sửa trên giấy thì rẻ, sửa sau khi đã chạy thì đắt.
Người phỏng vấn: Em cảm ơn anh.