Bài 4 — Chuẩn hóa theo template & giọng văn công ty bằng AI
Mỗi công ty có template BRD/SRS riêng: mục lục cố định, cách đánh số, thuật ngữ nội bộ, giọng văn (trang trọng hay súc tích), ngôn ngữ (thuần Việt hay Việt–Anh lẫn lộn). Bản nháp AI thường đúng nội dung nhưng sai khuôn. Bài này dạy cách ép AI xuất đúng chuẩn công ty ngay từ đầu, tiết kiệm khâu định dạng thủ công.
Cốt lõi: cung cấp "khuôn mẫu" cho AI
AI bắt chước rất tốt. Nếu bạn đưa cho nó một tài liệu mẫu đã đạt chuẩn, nó sẽ theo đúng cấu trúc và giọng văn đó. Đây gọi là few-shot — dạy bằng ví dụ.
Prompt mẫu: ép theo template công ty
Vai trò: BA của công ty. Dưới đây là TEMPLATE CHUẨN và MỘT TÀI LIỆU
MẪU ĐẠT CHUẨN của công ty. Hãy học đúng cấu trúc mục lục, cách đánh
số, thuật ngữ và giọng văn của mẫu.TEMPLATE CHUẨN (mục lục cố định):
"""
[dán mục lục template: 1. Tổng quan 2. Phạm vi ... ]
"""
TÀI LIỆU MẪU ĐẠT CHUẨN (để học giọng văn & định dạng):
"""
[dán 1-2 trang tài liệu cũ đã duyệt]
"""
BẢNG THUẬT NGỮ CÔNG TY:
- "KH" = Khách hàng ; "HĐ" = Hợp đồng ; giữ nguyên viết tắt này.
NHIỆM VỤ: Định dạng lại nội dung thô sau đây cho ĐÚNG template,
ĐÚNG giọng văn, ĐÚNG thuật ngữ ở trên. Không thêm/bớt yêu cầu
nghiệp vụ, chỉ chuẩn hóa trình bày.Nội dung thô cần chuẩn hóa:
"""
[dán bản nháp]
"""
Điểm mấu chốt: câu "Không thêm/bớt yêu cầu nghiệp vụ, chỉ chuẩn hóa trình bày" ngăn AI "nhân tiện" sửa nội dung.
Các bước làm
- Tạo bộ tài sản chuẩn một lần: template mục lục + 1 tài liệu mẫu đã duyệt + bảng thuật ngữ/viết tắt. Lưu lại để tái dùng mãi.
- Dán bộ tài sản này vào đầu prompt mỗi lần chuẩn hóa.
- Chạy chuẩn hóa trên bản nháp nội dung.
- So khớp mục lục: đủ mục theo template chưa? Đúng thứ tự chưa?
- Kiểm thuật ngữ: AI có dùng đúng viết tắt công ty, hay tự đổi "KH" thành "khách hàng"?
- Kiểm nội dung không đổi: đối chiếu nhanh để chắc AI không âm thầm sửa yêu cầu.
Mẹo: tạo "System prompt" cố định
Nếu công cụ AI của bạn cho lưu chỉ dẫn hệ thống (custom instruction / project), hãy đặt sẵn template + giọng văn ở đó. Từ đó về sau bạn chỉ cần dán nội dung thô, khỏi lặp lại khuôn mẫu mỗi lần.
Template "bộ tài sản chuẩn hóa" (tái sử dụng)
[1] MỤC LỤC CHUẨN: <liệt kê các mục cố định>
[2] MẪU ĐẠT CHUẨN: <1-2 trang tài liệu cũ đã duyệt>
[3] THUẬT NGỮ & VIẾT TẮT: <danh sách cặp từ - nghĩa>
[4] QUY ƯỚC: đánh số (BR-xx/FR-xx), ngày (dd/mm/yyyy),
ngôn ngữ (thuần Việt / giữ thuật ngữ tiếng Anh nào)
[5] GIỌNG VĂN: trang trọng / súc tích / ngôi thứ mấy
Checklist chuẩn hóa
- [ ] Đủ và đúng thứ tự các mục theo template.
- [ ] Đánh số nhất quán (không nhảy số, không trùng ID).
- [ ] Dùng đúng thuật ngữ & viết tắt công ty.
- [ ] Giọng văn nhất quán toàn tài liệu.
- [ ] Nội dung nghiệp vụ KHÔNG bị AI thay đổi trong lúc định dạng.
Sai lầm thường gặp
AI "tiện tay" sửa nội dung: khi được nhờ định dạng, AI đôi khi viết lại luôn ý nghĩa, làm sai yêu cầu. Luôn ra lệnh rõ "chỉ chuẩn hóa trình bày" và đối chiếu lại nội dung.
Ảo giác thuật ngữ: AI có thể tự "chuẩn hóa" viết tắt của bạn theo cách phổ biến ngoài đời, phá vỡ quy ước nội bộ. Cung cấp bảng thuật ngữ để khóa lại.
Định dạng đẹp che nội dung yếu: tài liệu trông chuyên nghiệp dễ khiến người duyệt bỏ qua lỗi logic. Đừng để lớp sơn đánh lừa chính bạn.
Rò rỉ: tài liệu mẫu bạn dán để "dạy" AI có thể chứa thông tin dự án cũ nhạy cảm — ẩn danh trước khi dùng làm few-shot.
Phụ thuộc quá mức: template là để phục vụ giao tiếp, không phải để tuân thủ máy móc; vẫn cần bạn phán đoán khi nội dung không vừa khuôn.