Bài 5 — AI dựng Cost-Benefit và khả thi tài chính

Bối cảnh

Khả thi tài chính trả lời câu hỏi lãnh đạo quan tâm nhất: "Bỏ tiền ra có đáng không?". BA thường phải nháp một cost-benefit analysis (CBA) với chi phí đầu tư, chi phí vận hành, lợi ích định lượng, và các chỉ số như ROI, payback, NPV đơn giản. AI giúp bạn dựng khung tính, liệt kê hạng mục chi phí ẩn, và diễn giải kết quả — nhưng con số phải là của bạn.

Nguyên tắc vàng: AI dựng công thức, BẠN nhập số thật

Không bao giờ để AI "đoán" chi phí license hay mức tiết kiệm. Bạn cấp số thật (báo giá, lương giờ, khối lượng giao dịch); AI lo cấu trúc bảng, công thức và câu chữ diễn giải.

Ví dụ cụ thể

Portal tự phục vụ: chi phí phát triển 400 triệu, vận hành 5 triệu/tháng. Lợi ích: giảm 2 nhân sự CSKH tra cứu (tiết kiệm ~30 triệu/tháng), giảm sai sót. Bạn cần bảng CBA và payback để thuyết phục ban giám đốc.

Prompt mẫu

Bạn là BA dựng Cost-Benefit Analysis cho sáng kiến "[TÊN]". TÔI cấp số liệu, bạn KHÔNG được bịa số.
Chi phí đã biết: [LIỆT KÊ: đầu tư một lần, vận hành định kỳ].
Lợi ích đã biết (định lượng): [LIỆT KÊ].
Lợi ích định tính: [LIỆT KÊ].
Hãy:
Dựng bảng chi phí (một lần + định kỳ 3 năm) và bảng lợi ích.
Nhắc tôi các hạng mục CHI PHÍ ẨN thường bị quên (đào tạo, thay đổi, bảo trì, license tăng, downtime chuyển đổi).
Tính ROI, thời gian hoàn vốn (payback), và chỉ ra công thức bạn dùng.
Phân tích độ nhạy: nếu lợi ích thấp hơn 30% thì payback thay đổi ra sao.
Ghi rõ mọi con số bắt nguồn từ dữ liệu tôi cấp; ô nào tôi chưa cấp thì để trống và ghi "cần dữ liệu".

Các bước làm

• Thu thập số thật: báo giá, lương giờ, khối lượng, tỷ lệ lỗi hiện tại.
• Dùng prompt để dựng khung bảng và lộ chi phí ẩn.
• Điền số thật vào, để AI tính ROI/payback và kiểm tra công thức.
• Chạy phân tích độ nhạy (kịch bản xấu/cơ sở/tốt).
• Nhờ AI viết đoạn diễn giải cho lãnh đạo (ngắn, tập trung quyết định).

Prompt kiểm tra chéo con số

Kiểm tra lại bảng CBA sau về mặt logic và số học: [DÁN BẢNG].
Chỉ ra: phép tính sai, lợi ích bị đếm hai lần, chi phí ẩn còn thiếu, giả định thiếu cơ sở. KHÔNG thêm số mới, chỉ soát.

Template Cost-Benefit (tái dùng)

[CBA - 3 NĂM]
Chi phí một lần: phát triển | triển khai | đào tạo | dữ liệu = Tổng
Chi phí định kỳ/năm: license | vận hành | bảo trì | hỗ trợ = Tổng
Lợi ích định lượng/năm: tiết kiệm nhân công | giảm lỗi | tăng doanh thu = Tổng
Lợi ích định tính: (liệt kê, không quy tiền nếu không chắc)
Chỉ số: ROI = (Tổng lợi ích - Tổng chi phí)/Tổng chi phí; Payback = ? tháng
Độ nhạy: kịch bản xấu / cơ sở / tốt
Giả định chính (cần xác thực):

Sai lầm thường gặp

• Để AI bịa số tài chính: đây là lỗi nguy hiểm nhất — AI ảo giác một cách rất thuyết phục ("tiết kiệm 25%"). Con số sai đưa lên ban giám đốc làm hỏng uy tín. Chỉ AI dựng khung, bạn nhập số.
• Quên chi phí ẩn: đào tạo, quản trị thay đổi, downtime, license tăng theo người dùng thường bị bỏ. Dùng AI làm checklist chống sót.
• Đếm lợi ích hai lần: "tiết kiệm nhân sự" và "tăng năng suất" đôi khi là một. Bắt AI soát trùng.
• Rò rỉ dữ liệu: lương, báo giá nhà cung cấp, biên lợi nhuận là dữ liệu mật. Ẩn danh hoặc dùng công cụ nội bộ.
• Phụ thuộc quá mức: nếu không tự hiểu công thức payback/ROI, bạn không bảo vệ được số khi bị chất vấn.

Chốt bài

CBA là nơi AI tăng tốc mạnh nhưng cũng dễ gây hại nhất nếu buông lỏng số liệu. Bài sau: lượng hóa và quản trị rủi ro cho toàn bộ phân tích khả thi.