Bài 6 — Quy trình từng bước: từ ghi chú thô đến BRD/SRS hoàn chỉnh
Năm bài trước cho bạn từng "mảnh ghép": nháp, phân rã, chuẩn hóa, soát. Bài này ráp chúng thành một quy trình lặp lại được (playbook) để mỗi lần có tài liệu mới, bạn chạy theo cùng một đường ray và ra kết quả chất lượng ổn định.
Quy trình 7 bước (BA + AI)
- Chuẩn bị đầu vào (con người): gom ghi chú phỏng vấn, tách rõ dữ kiện của stakeholder và suy diễn của bạn; ẩn danh dữ liệu nhạy cảm.
- Nháp BRD (AI): dùng prompt Bài 2, ra bản BRD 8 mục + câu hỏi mở.
- Rà & bổ sung BRD (con người): xóa yêu cầu bịa, thêm ngữ cảnh nội bộ, gửi câu hỏi mở cho stakeholder, chốt phạm vi.
- Phân rã sang SRS/FRS (AI): dùng prompt Bài 3, bung từng BR thành FR có luồng lỗi + acceptance criteria.
- Chuẩn hóa theo template (AI): dùng prompt Bài 4 với bộ tài sản chuẩn của công ty.
- Audit chất lượng (AI): dùng prompt Bài 5 tìm mơ hồ/thiếu/mâu thuẫn; con người xử lý.
- Duyệt cuối & phát hành (con người): đọc toàn bộ, chịu trách nhiệm, gửi review chính thức.
Prompt "tổng chỉ huy" cho một phiên làm việc
Nếu công cụ hỗ trợ hội thoại nhiều lượt, bạn có thể mở đầu bằng một prompt thiết lập:
Ta sẽ cùng soạn BRD+SRS cho dự án. Vai trò của bạn: Senior BA.
Quy tắc xuyên suốt phiên này:
- Chỉ dùng thông tin tôi cung cấp; không bịa yêu cầu/con số.
- Mọi suy diễn phải gắn nhãn "[Giả định – cần xác nhận]".
- Sau mỗi bản nháp, tự liệt kê "Câu hỏi cần làm rõ".
- Khi tôi nói "AUDIT", chuyển sang chế độ soi lỗi (mơ hồ/thiếu/mâu thuẫn),
trích nguyên văn câu gốc.
Xác nhận đã hiểu rồi chờ tôi dán ghi chú đầu tiên.
Thiết lập một lần, dùng cho cả phiên — đỡ lặp quy tắc và giữ AI "kỷ luật".
Các bước áp dụng ngay
- In hoặc ghim quy trình 7 bước lên cạnh màn hình.
- Lần tài liệu tới, chạy đúng thứ tự, không bỏ bước con người (1, 3, 7).
- Sau mỗi dự án, ghi lại prompt nào hiệu quả để bồi vào thư viện prompt cá nhân.
Bảng phân vai Con người vs AI (tái sử dụng)
Bước | Ai làm | Rủi ro nếu giao sai
1 Chuẩn bị & ẩn danh | Người | Rò rỉ dữ liệu
2 Nháp BRD | AI | Bịa yêu cầu
3 Rà & chốt phạm vi | Người | Scope sai
4 Phân rã FR | AI | Bịa quy tắc
5 Chuẩn hóa template | AI | Đổi nội dung
6 Audit chất lượng | AI | Báo lỗi giả
7 Duyệt & phát hành | Người | Chịu trách nhiệm
Checklist "đóng gói" một tài liệu
- [ ] Đã đi đủ 7 bước, không nhảy bước con người.
- [ ] Câu hỏi mở đã được stakeholder trả lời và cập nhật.
- [ ] Đã chạy audit và xử lý xong.
- [ ] Truy vết BR→FR đầy đủ.
- [ ] Tôi đã tự đọc toàn bộ lần cuối và sẵn sàng bảo vệ từng dòng.
Sai lầm thường gặp
Nhảy bước con người: cám dỗ lớn nhất là bỏ bước 3 và 7 để "cho nhanh". Đây đúng là hai bước AI không thay được — bỏ chúng là lúc lỗi lọt ra ngoài.
Không ẩn danh ở bước 1: rò rỉ dữ liệu xảy ra ngay đầu quy trình. Biến ẩn danh thành thói quen bắt buộc.
Ảo giác dồn tích: nếu bước 2 bịa mà không bị bắt ở bước 3, cái sai đó được bước 4–5 "đánh bóng" thành trông rất thật. Kiểm sớm ở mỗi mắt xích.
Phụ thuộc quá mức: quy trình này để tăng tốc, không để tắt não. Bạn ký tên vào tài liệu, nên bạn phải hiểu từng phần AI đã tạo.