Bối cảnh
BA là "người giữ sự thật" của dự án, và sự thật đó sống trong Confluence: BRD, functional spec, ma trận truy vết yêu cầu, release note, FAQ. Viết và giữ cho cập nhật các trang này ngốn hàng giờ mỗi tuần. AI giúp bạn sinh nháp có cấu trúc và đồng bộ nhanh — nhưng tài liệu là nơi ảo giác nguy hiểm nhất, vì người khác sẽ tin nó.
Nguyên tắc: tài liệu = nháp AI + sự thật của bạn + nguồn dẫn
Mọi con số, quy tắc nghiệp vụ, tên hệ thống trong tài liệu phải truy được về nguồn (ticket, quyết định họp, tài liệu gốc). AI sinh khung; bạn nạp và xác thực sự thật.
Ví dụ cụ thể: sinh BRD từ các story đã chốt
VAI TRÒ: Trợ lý BA soạn tài liệu Confluence.
NHIỆM VỤ: Từ tập user story + quyết định họp dưới đây, soạn nháp BRD (Business
Requirements Document) tiếng Việt.CẤU TRÚC:
- Mục tiêu & bối cảnh nghiệp vụ
- Phạm vi (In scope / Out of scope)
- Các bên liên quan
- Yêu cầu chức năng (bảng: ID | Mô tả | Độ ưu tiên | Story liên quan)
- Yêu cầu phi chức năng
- Giả định & ràng buộc
- Câu hỏi mở
QUY TẮC BẮT BUỘC:
- CHỈ dùng thông tin có trong đầu vào. Nếu thiếu, đưa vào "Câu hỏi mở".
- Mọi giả định phải nằm trong mục "Giả định", đánh dấu [CẦN XÁC NHẬN].
- Không phát minh yêu cầu, số liệu, hay tên hệ thống.
ĐẦU VÀO:
<<dán story + quyết định họp>>
Cập nhật tài liệu đã có (đồng bộ, không viết lại)
Khi spec thay đổi, đừng để AI viết lại toàn bộ (dễ mất chi tiết). Hãy dùng chế độ diff:
Đây là tài liệu spec HIỆN TẠI: <<dán>>.
Đây là các thay đổi vừa được chốt: <<liệt kê>>.
HÃY: chỉ ra CHÍNH XÁC những đoạn cần sửa (trích đoạn cũ → đề xuất đoạn mới),
giữ nguyên phần không đổi. Cuối cùng liệt kê mục nào có thể bị ảnh hưởng dây chuyền.
KHÔNG viết lại toàn bộ tài liệu.
Kết nối Confluence (tùy chọn nâng cao)
Giống Jira, Confluence có REST API và có thể truy cập qua MCP/Atlassian Intelligence. Một agent có thể đọc trang hiện tại, đề xuất bản cập nhật và — sau khi bạn duyệt — tạo trang mới hoặc comment. Vẫn giữ nguyên tắc: đọc tự động, ghi phải duyệt, và tốt nhất tạo trang nháp mới thay vì ghi đè bản chính thức.
Các bước làm
- Gom nguồn sự thật: story đã chốt, MoM, quyết định.
- Chọn template tài liệu chuẩn của công ty.
- Sinh nháp bằng prompt cấu trúc ở trên.
- Rà từng con số/quy tắc: gắn link về ticket/quyết định gốc.
- Giải quyết hết mục
[CẦN XÁC NHẬN]và "Câu hỏi mở". - Đăng bản nháp, xin review từ dev lead/PO trước khi "chốt".
- Ghi ngày cập nhật + nguồn thay đổi ở đầu trang (truy vết).
Template/Checklist duyệt tài liệu
[ ] Mọi số liệu/quy tắc đều có nguồn dẫn (link ticket/quyết định)
[ ] Mọi giả định nằm trong mục Giả định, đã xác nhận
[ ] Không có yêu cầu/hệ thống nào AI tự bịa
[ ] Phạm vi In/Out rõ ràng
[ ] Câu hỏi mở đã xử lý hoặc giao người phụ trách
[ ] Đã review chéo trước khi chốt
[ ] Có lịch sử thay đổi + ngày cập nhật
Sai lầm thường gặp
- Ảo giác trong tài liệu = độc hại nhân bản: một quy tắc bịa trong BRD sẽ được dev code theo, tester test theo. Sai một chỗ, hỏng cả chuỗi. Đây là lý do phải truy nguồn từng dòng.
- Để AI ghi đè trang chính thức: mất phiên bản, mất nội dung tinh tế. Luôn tạo nháp mới + diff.
- Rò rỉ dữ liệu: tài liệu nội bộ (kiến trúc, số liệu kinh doanh) đưa lên AI công cộng là rủi ro lớn. Dùng công cụ được duyệt.
- Phụ thuộc quá mức: tài liệu AI sinh trôi chảy nhưng rỗng nghiệp vụ nếu bạn không nạp sự thật. Văn hay không thay được nội dung đúng.